Tomar notas de manera efectiva en las reuniones de negocios es una habilidad que lleva tiempo dominar. Y si usted es un jugador en el mundo corporativo o de negocios, sin duda tendrá que dominar esta habilidad porque necesitará asistir a reuniones de negocios donde tomar notas es muy importante.
Aunque podría tener una secretaria o asistente que toma notas de reuniones de negocios para usted, no estarán disponibles para hacer lo mismo cuando asista a una conferencia de negocios importante en el extranjero o una reunión improvisada con un cliente o proveedor fuera de la oficina.
Incluso si usted ha tomado notas para su uso personal en varias ocasiones, eso no significa que será bueno para tomar notas de reuniones de negocios. Esto se debe a que tomar notas en las reuniones de negocios requiere un conjunto diferente de habilidades. Por ejemplo, en notas personales, puede usar abreviaturas y abreviaturas, o incluso dibujos que solo usted puede interpretar. Sus propias notas personales no tienen que seguir un patrón ni mostrar ninguna consideración por otro lector. Y no tienen que estar limpios porque son solo para su uso.
Sin embargo, las notas de reuniones de negocios tienen un propósito completamente diferente porque están escritas para otros, y sirven como documentos históricos que marcan las decisiones y acciones tomadas o discutidas en una reunión de negocios. Si necesita tomar notas en una reunión de negocios; los siguientes consejos lo ayudarán a tomarlos de manera efectiva.
10 estrategias y consejos para tomar notas efectivas para reuniones de negocios
1. Use lápiz y papel
Es posible que desee argumentar que ahora estamos en el mundo de las tabletas, computadoras portátiles y PDA. Pero la verdad es que usar lápiz y papel es menos intrusivo, le facilita mantener el contacto visual con la persona que habla. Además de crear un muro entre usted y la persona que habla, los dispositivos digitales hacen que parezca que está trabajando en otra cosa o chateando con alguien, incluso si no lo está. Y es aún más fácil distraerse mientras usa estos dispositivos.
2. Aprenda y use la taquigrafía
No, la taquigrafía no es solo para secretarias y periodistas.Sigue siendo relevante para tomar notas en reuniones de negocios, especialmente cuando escuchas a un orador que habla rápido. Aprender taquigrafía no es tan difícil como podría pensar. Simplemente busque en la web recursos útiles y relevantes y podrá dominarlo en unos pocos meses.
Si no tiene tiempo para aprender taquigrafía, puede formular sus propias abreviaturas y mnemotécnicos que utilizará mientras tomando notas de reuniones de negocios. Eres libre de representar cualquier cosa como quieras; solo asegúrese de que tenga sentido para usted.
3. Simplemente resalte los puntos clave
Te aburrirás con la toma de notas si intentas bajarlo todo. Cuando tome notas en una reunión de negocios, escuche todo, pero escriba solo las cosas importantes y relevantes. No hace falta decirlo, pero no tiene que escribir un chiste corto durante la reunión.
- Prepare un informe escrito inmediatamente después de la reunión
Como se indicó anteriormente, una nota comercial sirve como documento histórico y referencia, pero solo cuando se ha convertido en un escrito completo. Seguro que no puede esperar que la compañía conserve la hoja escrita aproximadamente que garabateó durante la reunión.Debe preparar un informe bien escrito que sea más presentable y comprensible para cualquier lector.
Intente preparar el informe inmediatamente después de la reunión mientras todo esté fresco en su mente. E incluso si no se le pide que presente un informe formal, puede usar el documento para su archivo personal o como prueba en caso de que surja un conflicto sobre la discusión.
- Escuche con cuidado
Una vez que comienza una reunión de negocios, comienza su doble función de escuchar y tomar notas. Aunque tener que hacer las dos cosas juntas es difícil y aparentemente poco realista, si quieres ser mejor en una, debe ser escuchar. Si puede escuchar todos los detalles importantes sin perderse ninguno, siempre puede incluir lo que se haya perdido escribiendo más adelante.
- Conozca la diferencia entre diferentes tipos de declaraciones
Durante una reunión de negocios, los participantes utilizan varios tipos de declaraciones mientras discuten. Estos incluyen opiniones, hechos, preguntas, sugerencias, conjeturas, preguntas, etc. Debe saber cómo calcular cada uno de estos tipos de declaraciones para evitar mezclar las cosas. Usted sabe que puede ser confuso cuando informa una sugerencia como un hecho.
- Sea breve y simple
Independientemente de cómo escriba lo que sucede durante una reunión, usted necesita dejar su informe final lo suficientemente claro para el beneficio de los demás. Con ese fin, asegúrese de que su idioma sea comprensible y objetivo en todo momento.
- Grabe todo sobre la reunión
Al tomar notas en una reunión de negocios, no olvide agregar todos los detalles necesarios sobre la reunión; Dejando de lado las discusiones. Estos incluyen el tipo de reunión ( ya sea planificada o de emergencia ), el propósito de la reunión, la fecha y hora de la reunión, el nombre de la persona que convocó o presidió la reunión, los nombres de aquellos en asistencia, y cualquier información sobre la próxima reunión. Estos detalles completan las notas de su reunión. No desea que la gente empiece a preguntar quién dijo qué o qué fecha se celebró la reunión.
9. Sea exacto: debe ser absolutamente preciso al presentar los detalles de una reunión de negocios , ya que se convertirá en un documento oficial aprobado.
10. Revise cuidadosamente
Aunque su objetivo es proporcionar información precisa sobre una reunión de negocios, tener su nota libre de errores tipográficos, gramaticales y ortográficos también es muy importante. Si sus notas están llenas de estos errores, arruinará su credibilidad como proveedor de información confiable.
