El éxito de cualquier evento es cuando tanto los organizadores como los participantes están satisfechos con el resultado del evento y es responsabilidad del organizador del evento asegurarse de que todo funcione según lo planeado / acordado. ¿Cuál es el beneficio de contratar los servicios de un planificador de eventos si los participantes dejan el evento descontentos o no obtienen valor por su dinero? Como planificador de eventos, mucho recae sobre su hombro.
La clave para un evento exitoso es asegurarse de que todo lo que aparece en sus listas de planificación de eventos esté marcado. De hecho, si se somete a capacitación en planificación de eventos, se le enseñará cómo redactar listas de verificación de planificación de eventos para varios eventos y componentes clave que deben figurar en sus listas de verificación.
Como humanos, cuando estamos bajo presión, la mayoría de nosotros tendemos a olvidar cosas y eso es exactamente a lo que los organizadores de eventos son propensos en su trabajo.Por lo tanto, si desea continuar en el negocio como planificador de eventos , debe tener en cuenta que la presión es parte del acuerdo y es su responsabilidad idear un medio para cumplir sin importar la presión de el proyecto que está manejando.
¿Cómo se vería si tuviera el contrato para organizar una reunión general anual? (AGM) para una multinacional solo para que descubras que el sistema de megafonía es defectuoso cuando el presidente sube a la tribuna para pronunciar su discurso. Ahora consideremos 10 listas de verificación de planificación de eventos para conferencias;
10 listas de verificación de planificación de eventos cruciales para conferencias
1. Lugar (sala o sala de conferencias)
Lo primero que debe encabezar la lista en las listas de verificación de planificación de eventos para conferencias es el lugar del evento. Estará bastante de acuerdo en que si no hay lugar no habrá evento, excepto que se trate de una conferencia en línea; incluso en conferencias en línea, será necesario seleccionar una plataforma que albergue la conferencia. Entonces, si está haciendo sus listas de verificación como planificador de eventos, asegúrese de que el lugar para el evento esté escrito en negrita en sus listas de verificación.
2.Oradores invitados
Otra cosa que no debe faltar en sus listas de planificación de eventos para una conferencia es Los oradores invitados. Una vez que haya discutido con los organizadores del evento y tenga una idea clara de los resultados de la conferencia, puede seguir adelante para enumerar los posibles oradores que pueden ofrecer lo planeado. Por lo tanto, es muy importante clasificar los altavoces para su conferencia antes de enviar invitaciones o anunciar el evento.
3. Proceso de reserva de asiento
El proceso de reserva de asientos es un aspecto de la planificación de eventos que no debe omitirse. Si se trata de una conferencia abierta a todos, debe haber un proceso para controlar el número de participantes que pueden asistir a la conferencia, por lo tanto, reserva de asiento obligatoria antes de asistir a la conferencia. Por lo tanto, asegúrese de incluir el proceso de reserva de asiento en sus listas de verificación, excepto que está preparado para gestionar el exceso de gente.
4. Materiales de conferencia y promoción
Los materiales de conferencia y promoción son Otro factor clave que no debe dejarse de lado en las listas de verificación de planificación de eventos para conferencias.Más allá de distribuir el folleto en los días de la conferencia, también es necesario distribuir materiales promocionales mucho antes de los días programados para la conferencia. La recopilación de contenidos y el manejo de la imprenta lleva tiempo, por eso es importante resolver todo esto a tiempo para evitar decepciones de última hora que pueden truncar el éxito de la conferencia. Por lo tanto, asegúrese de que la conferencia y el material promocional formen parte de sus listas de verificación.
5. Sistema de megafonía
Sin un buen sistema de megafonía, su conferencia fracasará porque orador y los participantes tendrán dificultades para comunicarse entre sí. Por lo tanto, es importante incluir el sistema de megafonía como parte de sus listas de verificación. Antes de marcar el sistema de megafonía, asegúrese de que se haya probado una y otra vez para asegurarse de que funciona correctamente y, si es posible, haga arreglos para las copias de seguridad.
6. Arreglo de anuncios
Para que las personas asistan a su conferencia, debe haber algún tipo de anuncios. Entonces, parte de lo que debería estar en sus listas de verificación de eventos es la disposición de los anuncios. Asegúrese de haber podido obtener una respuesta positiva de sus anuncios antes de marcar esta parte de su lista de verificación. Si no está obteniendo el tipo de respuesta esperada, será necesario adoptar otro modelo de publicidad, por eso no debe apresurarse a marcar esta parte.
7.Reservas de vuelos y hoteles para oradores invitados
Otro componente clave que no debe faltar en las listas de verificación de planificación de eventos para una conferencia son las reservas de vuelos y hoteles para los oradores invitados. Estará fuera de lugar llevar a sus invitados a la ciudad y comenzar a mudarse de una parte de la ciudad a otra en busca de un hotel adecuado. Asegúrese de que las reservas de hotel y vuelo estén bien atendidas de antemano.
8. Autos de reserva y conductores para oradores invitados
Parte de lo que debe estar en sus listas de verificación son autos y conductores en espera para sus altavoces invitados. No confíe en el hecho de que alguien ofrecerá voluntariamente su automóvil el día de la conferencia. Asegúrese de que se solucione por adelantado y que sea aconsejable utilizar el servicio de alquiler de vehículos para evitar decepciones de última hora.
9. Anfitriones de la Conferencia
Los ujieres para la conferencia son otro factor que no debe omitirse de sus listas de verificación de planificación de eventos. Como planificador de eventos, debe poder saber la cantidad de ujieres que se necesitarán para organizar su evento y es su responsabilidad asegurarse de firmar un acuerdo con ellos con suficiente antelación para asegurar sus servicios para su evento, excepto si lo desea estar decepcionado.
10. Formulario de comentarios
El sello distintivo de una conferencia / evento exitoso es cuando puede recibir comentarios de los participantes y facilitadores / oradores.Por lo tanto, asegúrese de que su formulario de comentarios se imprima y se distribuya en la conferencia.
10 consejos para la planificación de súper eventos para garantizar un evento sin problemas
La planificación de eventos siempre conlleva sus propios desafíos. Uno debe estar muy despierto y dispuesto a ver que hay muchas cosas en su lugar. Ya sea un evento pequeño o grande, siempre existe la necesidad de estar alerta para asegurarse de que no quede nada que sea capaz de estropear el éxito del evento.
El evento comienza desde el mismo día La planificación comienza. Desde repartir las tarjetas de invitación, hasta el RSVP, el aspecto de la restauración y lo que tienes. Todo el proceso que conduzca al eventual éxito del evento es muy importante. Es por esa razón que los expertos ‘cruzan todas las Ts’ para asegurarse de que su marca esté bien representada y para que puedan obtener clientes potenciales en sus eventos bien organizados.
Si usted es un gerente de eventos o está buscando para hacer flotar su propio negocio de planificación de eventos, los siguientes consejos sobre cómo planificar un evento sin problemas le ayudarían enormemente.
a. Obtenga el pago primero
Uno de los factores que dificultan la navegación sin problemas de un evento pueden ser los fondos. Por lo tanto, asegúrese de que sus clientes le paguen lo suficientemente bien como para que pueda poner en orden todas las cosas que se necesitarían. Esto incluye; resolver el servicio de catering que se cargaría con la comida. También el fotógrafo, decoradores y otros que son fundamentales para el éxito del evento.
b.Tenga planes de respaldo
Es muy importante que tenga un plan de respaldo o, en su lugar, sustituya a cada persona que tenga a bordo. Si, por ejemplo, su decorador no puede proporcionar todo lo necesario para que el lugar del evento esté bien decorado, puede considerar pagar más para que pueda tener un sustituto.
c. Tenga un sonido de primera clase
Debe asegurarse de tener un disc jockey confiable, así como un sistema de sonido. Esto es para que no te encuentres con un problema. No necesariamente tiene que costar un brazo y una pierna para lograrlo. Sin embargo, asegúrese de tener a la persona adecuada. Si es necesario; puede considerar pagar una prima para tener el mejor servicio.
d. Planifique con anticipación
Es muy importante que planifique con anticipación. Por ejemplo; Si falta un año para un evento, no tiene que esperar hasta una semana para comenzar a poner las cosas en su lugar. De hecho, puede comenzar a organizar las cosas aproximadamente tres meses a la fecha. Reserve con anticipación la persona que suena, la empresa de catering, el fotógrafo, entre otros.
e. Deje que su elección de lugar lo diga todo
Si su evento se trata de la crème de la crème en la sociedad, entonces su elección de lugar debe reflejar esto. Esto significa que tiene que estar buscando todo lo mejor de los lugares que pueden acomodar el calibre de las personas que se esperan.
f.Asegúrese de que haya un estacionamiento
Al elegir un lugar para un gran evento, asegúrese de obtener uno que tenga suficientes estacionamientos para acomodar a sus invitados. Su evento podría convertirse en un desastre si sus invitados no tienen un amplio espacio para estacionar sus autos. Puede considerar qué tan lejos está el estacionamiento del lugar del evento, si el lugar del evento que ha elegido tiene mucho, si el estacionamiento es seguro y otros.
g. Tenga suficiente servicio Gente
Sería un desastre si tuviera un evento que planea tener un centenar de invitados y solo tenga una persona para atender a todos. Las cosas se ralentizarían, y habría mucha distracción. Por otro lado, si hay como cinco o más personas, puede estar seguro de que todos recibirán sus bebidas y comidas a tiempo, reduciendo así el ruido y la distracción.
h. Tenga una temperatura ambiente excelente
¿Qué invitado le encantaría asistir a un evento y tener la habitación tan caliente y cargada? Nadie. Por lo tanto, para tener un evento libre de problemas, debe darse cuenta de que la habitación tiene la temperatura adecuada. ¿Cuál es la temperatura correcta ? Esto significa un lugar fresco, bien ventilado y fresco.
i. Baño impecable
Cuando reserve para el evento, asegúrese de que haya un buen baño allí.A nadie le gusta un baño sucio y por eso hay que preparar a las personas cuyo trabajo es ordenar el baño en cada uso. Haga un esfuerzo adicional para hacer esto y tendrá un evento exitoso.
j. Tener variedades
Una de las cosas que son capaces de estropear un evento es cuando no hay variedad. Asegúrese de que sus invitados tengan la opción de elegir lo que quieren beber y comer. De hecho, debe planificar la provisión de una variedad de bebidas y alimentos para que sus invitados puedan tener lo que quieran.
Estos son algunos de los consejos de planificación de eventos y la lista de verificación que lo ayudarán a organizar un enganche sin problemas. evento. Hay otras cosas aparte de esto que debes hacer.
