Cómo comenzar un plan 401K para su pequeña empresa en 7 pasos

¿Desea abrir un 401K para los empleados de su empresa pero no lo haga? ¿saber como? En caso afirmativo, aquí hay 7 pasos fáciles sobre cómo comenzar un plan 401K para su pequeña empresa.

Si usted es propietario de una pequeña empresa con sede en los Estados Unidos, entonces es probable que haya escuchado del plan 401 (k). Pero, ¿realmente entiendes lo que significa y por qué es importante? ¿Sabe cómo comenzar con el plan, incluso si se da cuenta de lo beneficioso que podría ser ?

Si sus respuestas a esas preguntas son negativas, entonces este artículo es para usted, ya que explica los conceptos básicos que necesita saber sobre los planes 401 (k), su importancia y cómo puede comenzar.

¿Qué es un plan 401 (k)?

Un plan 401 (k) es una opción de jubilación patrocinada por el empleador que permite a los empleados contribuir con fondos regulados en sus cuentas de jubilación.Esta contribución reduce la obligación tributaria de un empleado al tiempo que le permite ahorrar para los días en que ya no puede obtener ingresos. Cuando el empleado alcanza cierta edad según lo determina la ley, puede recibir las contribuciones que hizo en sus cuentas.

En lugar de ofrecer planes de pensiones que brinden un ingreso mensual fijo a los jubilados, muchas compañías han cambiado a planes de contribución definida como los planes 401 (k), que requieren que los empleados inviertan sus propios salarios a veces junto con el del empleador.

Los empleadores generalmente reciben beneficios impositivos por igualar las contribuciones de los empleados, es decir, hacer algunas contribuciones en las cuentas 401k de sus empleados. Igualar también proporciona un buen incentivo para que los empleados participen en el plan y, como tal, es más probable que los trabajadores contribuyan a un plan cuando un empleador iguala las contribuciones.

En realidad, establecer un plan de jubilación puede ser más fácil y más asequible de lo que piensan la mayoría de los empleadores porque muchos planes no tienen costos iniciales de instalación o mantenimiento. Además, es posible que pueda obtener créditos fiscales y otros incentivos para comenzar un plan de jubilación.

Por ejemplo, cualquier costo en el que incurra durante la configuración probablemente sea elegible para reembolsos de impuestos, y una vez que su plan esté en funcionamiento, las contribuciones del empleador en nombre de los empleados son deducibles de impuestos.

Es un hecho que muchos empleadores ya proporcionan planes 401 (k) a sus equipos. La Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) descubrió que el 94 por ciento de las empresas proporcionaron algún tipo de plan de jubilación en 2016. Además, el 74 por ciento proporcionó una coincidencia en algunas o todas las contribuciones de sus empleados a esos planes. Si otros lo están haciendo, entonces tú también puedes hacerlo. Así es como puede comenzar.

¿Por qué es importante el plan 401 (k)?

Un plan 401 (k) ayuda a crear un impuesto simple – forma ventajosa de ahorrar dinero para la jubilación. Entonces, al establecer planes 401 (k) para sus empleados, está enviando señales de que realmente se preocupa por ellos y por lo que les sucede cuando se jubilan. Esto motivará a sus empleados a estar más comprometidos y contribuir más al crecimiento y al éxito de su negocio.

Entonces, cuando configura un plan 401 (k) para sus empleados, los está ayudando directamente a planificar una jubilación maravillosa, e indirectamente contribuyendo al crecimiento de su propio negocio.

Además, ofrecer un plan de jubilación 401 (k) para sus empleados es una forma inteligente de ayudar a nivelar el campo de juego profesional entre su pequeña empresa y las grandes empresas dentro de su industria y más allá.

Además de la ventaja anterior de la motivación para sus empleados, un buen plan de jubilación puede ayudarlo a atraer a personas con talento en el mercado laboral desafiante de hoy ( ya que solo buscarán trabajo en empresas que tengan planes a largo plazo para ellos ).

Otra ventaja del plan 401 (k) es que puede ayudarlo a disfrutar de ciertas ventajas fiscales que puede tener a su disposición como empleador que ofrece el plan. Entonces, sus empleados no son los únicos beneficiarios directos; usted también se beneficiará.

Factores que lo ayudarían a considerar qué plan es el adecuado para su negocio

  • El número de empleados tienes

Tus empleados son lo primero que debes considerar cuando piensas en obtener un 401k, porque la cantidad de empleados que tienes influiría en el tipo de plan que elegirías obtener. Si no tiene empleados que no sean usted y su cónyuge o su socio comercial, y desea los límites de contribución más altos posibles, considere un 401 (k) autónomo.

Si tiene planes de contratar empleados en el futuro , o si ya tiene empleados, es posible que deba elegir entre una SEP IRA y una SIMPLE IRA, las cuales pueden cubrir a los empleados.

Después de eso, ahora tendría que decidir si desea financiar las cuentas de sus empleados usted mismo (SEP) o si desea que sus empleados contribuyan (SIMPLE). Tener todos estos detalles debidamente analizados le diría qué plan sería el mejor para su negocio.

  • Cuánto puede contribuir

Después de haber considerado a sus empleados, ahora tiene que pensar cuánta flexibilidad desea en términos de límites de contribución y quién quiere ser responsable de hacer tales contribuciones.

Un 401 (k) autónomo El plan ofrece las mayores contribuciones posibles porque reconoce que las personas que trabajan por cuenta propia pueden ser tanto el empleado como el empleador. De hecho, como empleado, puede hacer aplazamientos electivos de hasta $ 18,500 para 2018.

Como empleador, puede hacer una contribución de participación en las ganancias de hasta el 25% de la compensación, hasta un máximo de $ 55,000 para 2018. Si su empresa no está incorporada, generalmente puede deducir sus contribuciones de sus ingresos personales. Si se incorpora su empresa, la corporación generalmente puede deducir las contribuciones como un gasto comercial.

El número de empleados que tiene o no tiene influiría en el tipo de plan que elegirá. Si tiene un negocio con ingresos variables y desea más flexibilidad, puede considerar una IRA SEP.Solo recuerde que si tiene empleados en los años que contribuye, debe contribuir con el mismo porcentaje para ellos que para usted.

Por otro lado, si desea que sus empleados ayuden a financiar su cuenta de jubilación, es posible que desee considerar una IRA SIMPLE, disponible para empresas con hasta 100 empleados.

  • Facilidad de uso

Como pequeña empresa, nunca debe elegir un plan 401k que sea demasiado complicado para usted. Busque un plan simple y directo que haga que sea sencillo cambiar y realizar un seguimiento de las cuentas de sus empleados. El objetivo es alentar a los empleados a contribuir a su 401 (k), no alejarlos porque la experiencia es confusa. Una vez más, si obtiene un plan que es demasiado complicado de manejar, corre el riesgo de reprobar sus exámenes anuales.

Cosas que debe saber antes de planear configurar un plan 401k para su Empresas

Es un hecho que muchas empresas confían la creación de sus planes 401k a empresas de outsourcing. Eso en sí mismo no es malo, e incluso si usted también ha decidido externalizar el suyo, hay cosas que aún necesita saber antes de embarcarse en este viaje. Incluyen;

  • Sepa cómo un plan 401k beneficiaría a su negocio

Las empresas establecieron un 401k por diferentes razones, y usted necesita saber por qué su empresa necesita uno de esos planes.No hacerlo significaría que no maximizaría las oportunidades que presenta. Si necesita que su 401k sea una herramienta que le permita ser competitivo en el mercado, diseñe el plan de tal manera que sus empleados sean recompensados.

Si lo necesita como herramienta de retención , luego incorpore salvaguardas e incentivos que tienten a los empleados a permanecer en la empresa y con el plan. Si lo desea como una herramienta para compensar a la gerencia, haga las contribuciones de la compañía para que fluyan a la gerencia de una manera que sea legítima. También debe analizar la demografía de sus empleados antes de configurar un plan para no perder su tiempo.

  • Hay tarifas involucradas en el plan

Configurar un plan 401k conlleva una tarifa, especialmente si usted es propietario de una pequeña empresa. Si entra en esta categoría, entonces necesita un presupuesto de alrededor de $ 1,500 a $ 3,000 para obtener un 401 (k) en funcionamiento. Incluso puede ser más que eso en algunas circunstancias, y también puede ser menor que eso.

Algunas de las tarifas que generalmente culminan en esta cantidad incluyen; tarifas de administración, tarifas de inversión (que se deducen del retorno de la inversión) e incluso tarifas de servicio individuales que cada participante en el plan tiene que pagar. Una vez que lo solicite, se le informará sobre estas tarifas. Algunas compañías pueden obtener la exención de la tarifa, pero esto generalmente está reservado para las grandes empresas.

  • El 401k tiene diferentes tipos

Existen muchos tipos de 401k, pero la mayoría de los empleadores ofrecen un 401 tradicional ( k) plan o un puerto seguro 401 (k) plan. En un plan tradicional, usted contribuye un porcentaje de los ingresos a cada empleado o iguala la cantidad que sus empleados deciden poner en su cuenta.

Incluso puede hacer ambas cosas. Obviamente, tiene que permanecer dentro de los límites de la ley tributaria actual: $ 16,500 para personas menores de 50 años, con personas mayores de 50 contribuciones permitidas para ponerse al día, hasta $ 22,000 al año. El monto total máximo que usted y su empleado pueden aportar es de $ 49,000.

El plan de puerto seguro es bastante similar al anterior, pero las contribuciones obligatorias del empleador deben ser totalmente adquiridas cuando se hacen.

  • Debería pasar por pruebas anuales

Para los planes 401 (k) tradicionales, hay una prueba anual que garantiza cada empleado puede beneficiarse de un 401 (k) como se merece. Un empleado que gana $ 110,000 o más al año se considera un empleado altamente remunerado (HCE), y los empleadores deben realizar una prueba para asegurarse de que los beneficios del plan no sean desproporcionados a favor de los HCE sobre los empleados no altamente compensados ​​(NHCE) .

Hay dos pruebas para medir esto: una prueba de porcentaje de aplazamiento real (ADP) y una prueba de porcentaje de contribución real (ACP).Si esas pruebas fallan, el 401 (k) podría perder su estado calificado de impuestos, y todas las contribuciones y ganancias tendrían que distribuirse a todos los participantes del plan. Si eso sucede, puede que a los empleados con bajos salarios no les importe, pero sus ingresos más altos se verían afectados.

Cómo iniciar un plan 401K para su pequeña empresa en 7 pasos

un plan 401 (k) para su negocio no es tan complicado como podría pensar. De hecho, nunca ha sido tan fácil para un propietario de una pequeña empresa comprar un plan y comenzarlo. Estos son los pasos necesarios para configurar un plan 401 (k) para su negocio:

  1. Determine si desea obtener ayuda profesional

Una de las primeras decisiones que debe tomar al embarcarse en este tipo de proyecto es si configurará el plan usted mismo o contratará a un profesional para que lo ayude a poner en marcha su plan. Configurar el plan y mantenerlo usted mismo será más rentable, por supuesto, pero podría tomar más tiempo.

La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas consideran que es más fácil y más rentable utilizar los servicios. de un profesional externo. Un profesional que puede ayudarlo en esta área puede ser un administrador externo, un proveedor de fondos mutuos o una compañía de seguros.

Si usted es propietario de una pequeña empresa, la mejor opción posible para usted sería un tercero -administrador de fiestas.Esta podría ser la mejor opción para usted porque su pequeña empresa puede no recibir tanta atención de un servicio que generalmente funciona con empresas y corporaciones medianas o grandes. Los empleadores que deciden utilizar un administrador externo pueden elegir entre las opciones de inversión.

Si usted es dueño de un negocio de tamaño mediano, la mejor opción posible para usted sería un proveedor de fondos mutuos. Estos proveedores tienen varios planes diferentes que están disponibles para su uso. También tienen tarifas iniciales bastante bajas y costos de mantenimiento anuales para sus planes básicos de jubilación 401 (k). Aunque los proveedores de fondos mutuos son excelentes para las empresas medianas, no son la opción más adecuada si está buscando un plan más complejo.

Si usted es propietario de una gran empresa, la mejor opción posible para usted Ser una compañía de seguros. Estas compañías son las mejores para la administración de planes de jubilación complejos. Las compañías de seguros le ofrecerán una variedad de opciones de inversión, incluidas las opciones de inversión de fondos mutuos si está buscando requisitos de mayor crecimiento.

Sin embargo, estos planes pueden ser costosos de iniciar. Esto no será un problema para su empresa si es una gran empresa que genera dinero. Es por eso que es más adecuado para empresas más grandes, en comparación con las empresas más pequeñas que no obtienen grandes ganancias.

2.Averigüe qué plan es el adecuado para usted

Hay tres tipos de planes 401 (k):

  • El plan Safe Harbor 401 (k)
  • El plan 401 (k) tradicional
  • Plan 401 (k) simple
  • El plan 401 (k) de participación en beneficios

i. Safe Harbor 401 (k) : este tipo de plan es muy similar al tipo de plan tradicional. La única diferencia es que los empleadores deben hacer contribuciones a las cuentas 401k de sus empleados. Al comprometerse a hacer estas contribuciones, un plan puede evitar las pruebas de no discriminación. Las empresas de cualquier tamaño pueden ofrecer un plan Safe Harbor.

El plan Safe Harbor, que es la opción más popular para las pequeñas empresas con pocos empleados, permite a los propietarios de empresas contribuir con la cantidad máxima de aplazamiento permitida sin restricciones a cambio de proporcionando una contribución equivalente a las cuentas de sus empleados.

ii. 401 (k) tradicional

: en este tipo de plan, los empleadores de pequeñas empresas tienen la flexibilidad de elegir entre no hacer contribuciones a las cuentas 401k de sus empleados, hacer ciertas contribuciones o igualar una parte de los salarios de los empleados aplazar.

Un empleador también puede establecer estas contribuciones con un período de consolidación para garantizar una rotación reducida de los empleados. Los empleados pueden hacer contribuciones a través de deducciones de nómina. Las pruebas de no discriminación generalmente se llevan a cabo cada año para garantizar que los dueños de negocios cumplan con su parte del trato.

El plan tradicional permite a los dueños de negocios personalizar su plan. Los dueños de negocios tienen más opciones con respecto a las contribuciones de los empleadores, los horarios de adjudicación e incluso la opción de no coincidir en absoluto.

iii. SIMPLE 401 (k) : SIMPLE es en realidad un acrónimo de Plan de Incentivo de Ahorro para Empleados. Un plan simple es mejor para empresas con 100 empleados o menos. Al igual que el plan Safe Harbor, los planes SIMPLE requieren que los empleadores hagan contribuciones a las cuentas 401 (k) de sus participantes que se otorgan de inmediato. Los planes SIMPLES también están exentos de pruebas de no discriminación.

iv. Los planes de participación en los beneficios

son preferidos por las empresas asociadas, como las firmas legales que recompensan a los empleados en función de los grupos a los que pertenecen ( por ejemplo, socios, abogados y personal ). También existe el plan 401 (k) individual menos común para propietarios de pequeñas empresas independientes.

3. Elija un proveedor y compre su plan

Hay muchas preguntas que debe hacer sobre cada proveedor antes de decidir elegirlos o no. ¿El proveedor ha hecho que el proceso de comprar un plan 401 (k) sea simple o complejo? ¿El plan se ajusta a las necesidades básicas de sus empleados? ¿Puede el proveedor administrar la lista de inversiones de su empresa? ¿Las tarifas de sus empleados se mantendrán por debajo del uno por ciento ? Elija solo un proveedor que responda afirmativamente a estas preguntas.

4.Anote su plan en un documento

Una vez que haya seleccionado un tipo de plan, debe crear un documento escrito que sirva de base para administrar sus operaciones comerciales. A menos que contrate a una institución profesional o financiera para establecer y mantener la 401 (k), deberá crear un documento del plan por usted mismo.

Si una institución profesional o financiera maneja el plan por usted, escribirá el plan escrito. El plan escrito debe tener todos los términos y condiciones de su plan 401 (k). Es un documento legalmente vinculante, por lo que es posible que desee recurrir a un profesional para obtener ayuda.

Su documento debe enumerar qué tipo de plan 401 (k) ha decidido y qué características desea que el plan tener (es decir, elegibilidad de los empleados y montos de contribución). Igualmente necesita detallar el proceso de contribución y distribución de fondos.

5. Defina qué porcentaje de los salarios se deducirá

Usted y sus empleados podrán seleccionar el porcentaje de salario para contribuir de cada cheque de pago. La mayoría de los expertos recomiendan el 10% del salario como un buen punto de partida.

6. Adopte un fondo fiduciario para los activos de su plan

El objetivo de establecer un 401k el plan consiste en recaudar contribuciones en nombre de sus empleados, y todas las contribuciones de empleados y empleadores deben ser guardadas en un lugar seguro por un custodio y monitoreadas por un administrador.Al organizar el fideicomiso, debe seleccionar un administrador.

Esto garantiza que los fondos solo sean utilizados por los participantes y sus beneficiarios. Decidir sobre un administrador es una parte importante del establecimiento de un plan, ya que deben manejar las contribuciones, las inversiones del plan y las distribuciones.

7. Establezca un sistema de mantenimiento de registros

Debe encontrar una forma de realizar un seguimiento de las contribuciones, ganancias y pérdidas de empleados y empleadores, inversiones de planes, gastos y distribuciones. Si externaliza el plan a una institución profesional o financiera, ellos se encargarán de mantener registros en su nombre. Si lo hace usted mismo, puede considerar el uso de software de nómina o servicios de nómina SaaS. Su sistema de mantenimiento de registros es importante para preparar informes anuales, que debe hacer.

8. Informe a sus empleados sobre el plan en el terreno

Una vez que tenga establecer un plan y decidir cómo administrarlo, debe informar a los empleados elegibles sobre sus opciones y también educarlos sobre cuánto dinero podrían necesitar durante la jubilación.

Prepare una descripción resumida del plan (SPD ) para distribuir a los empleados que califican en el plan 401 (k). Esto les permite a los empleados elegibles saber qué esperar del plan. El SPD debe tener información sobre la elegibilidad de los empleados, las contribuciones, cuando se otorga, las distribuciones, las reclamaciones y los derechos y responsabilidades de los empleados.

9ience a disfrutar los beneficios

Si bien los principales beneficios de establecer un plan 401 (k) vienen a largo plazo, existen beneficios a corto plazo para su negocio, como créditos fiscales anuales y deducciones .

Cómo mantener el plan 401 (k) de su empresa

Elegir un plan 401k para su pequeña empresa y configurarlo para su uso es solo el comienzo. Para asegurarse de que su plan continúe sirviendo a sus empleados y a usted mismo, hay ciertas cosas que debe tener en cuenta.

Dependiendo del tipo de plan 401 (k) que elija, deberá realizar pruebas de no discriminación, hacer aportaciones del empleador, informar información del plan y mantenerse al día con las tarifas. De lo contrario, puede incurrir en sanciones para usted.

  • Su plan debe someterse a pruebas anuales

si tiene un 401 tradicional (k), está sujeto a las pruebas anuales 401 (k) para garantizar que todos los empleados se beneficien, no solo los empleados altamente remunerados.

Hay dos tipos de pruebas que debe realizar: Porcentaje de aplazamiento real (ADP) y pruebas de porcentaje de contribución real (ACP). Estas pruebas comparan los aplazamientos salariales de los empleados altamente remunerados con los empleados no altamente remunerados. Las pruebas no discriminatorias se utilizan básicamente para mantener a los empleadores bajo control. Si no pasa esta prueba repetidamente, incurriría en sanciones para usted.

  • Debe remitir las contribuciones

Dado que deduce 401k dinero de los salarios, debe hacer contribuciones del empleador si tiene un puerto seguro o un plan SIMPLE 401 (k). Tenga en cuenta que puede haber sanciones por contribuciones tardías 401 (k), por lo que debe asegurarse de que sus contribuciones sean siempre oportunas.

  • Realice sus informes

Para la mayoría de los planes 401 (k), debe presentar el Formulario 5500, Declaración anual / Informe del plan de beneficios para empleados (Formulario 5500-SF o Formulario 5500-EZ, si corresponde). Esta declaración anual se realiza electrónicamente.

También debe distribuir estos informes a los participantes. También debe recordar dar un resumen de modificación de material (SMM) cuando sus empleados realicen cambios en su información. También debe distribuir una declaración de beneficios individuales (IBS) para mostrar a los participantes del plan sus beneficios totales. Otra cosa que debe hacer aquí es distribuir un informe anual resumido (SAR) cuando presente el Formulario 5500 para que los participantes sepan que usted reportó al IRS y que su configuración es legítima.

  • Tenga en cuenta sus tarifas y cuotas

Tenga en cuenta que el precio que paga por un plan 401 (k) no se detiene con la configuración. Por lo general, está buscando pagar tarifas de administración del plan, tarifas de inversión y tarifas de servicios individuales.

Los gastos de mantenimiento de registros generalmente oscilan entre 0.25% a 1% del dinero en el plan, mientras que los gastos de administración de inversiones variarán dependiendo del administrador y las opciones de inversión. Súmelo y los costos pueden alcanzar fácilmente el 3%. Además, cualquier plan con más de 100 participantes debe someterse a una auditoría anual, que puede aumentar el costo.

También hay planes que cobran una tarifa plana, como el 401 (k) en línea tiene planes para pequeños empresas (hasta 100 trabajadores) que comienzan en alrededor de $ 1,200 anuales, más un cargo mensual de $ 4 por empleado.

Nuevamente, si el proveedor del plan externaliza muchas de las funciones clave, incluyendo cumplimiento, mantenimiento de registros e inversión. consejo, podrías terminar pagando mucho en tarifas ocultas. Busque un plan que realice estas tareas internamente y, como mínimo, asegúrese de comprender todas las tarifas involucradas. Pregunte acerca de las tarifas de instalación, las tarifas mensuales, las tarifas anuales, las tarifas del Formulario 5500 y si un proveedor espera que usted pague tarifas a alguien más.

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