¿Dirige una empresa constructora y quiere mantener alejados a los fantasmas? tu nómina? En caso afirmativo, aquí hay 20 consejos seguros sobre cómo prevenir a los trabajadores fantasmas de la construcción.
¿Qué es un Trabajador fantasma?
Los trabajadores fantasma simplemente ponen son empleados que reciben regularmente sus salarios de una empresa pero que no trabajan para dicha empresa.
Los planes de empleados fantasma son perpetrados por empleados de nómina que crean identidades falsas que se completan con un SSN falso, dirección, número de teléfono, etc., o que continúan emitiendo pagos a los empleados que han abandonado la empresa y desvían el pago a ellos mismos. Cualquiera sea la forma que adopte un empleado fantasma, es solo un gran esquema para robar dinero de una empresa.
Un empleado fantasma también puede ser una persona real, como un miembro de la familia, quien no trabaja en la empresa pero que cobra el pago y lo comparte con el estafador o se queda con el pago completo.
El fenómeno de los trabajadores fantasmas es real en la industria de la construcción, donde generalmente hay mucha gente en la nómina en todo momento. Debido a la gran cantidad de contratistas, personal a tiempo completo y ad-hoc para pagar en todo momento en la industria de la construcción, generalmente es difícil hacer un seguimiento de sus pagos. Se ha observado que los trabajadores fantasmas son más frecuentes en las organizaciones grandes que en las pequeñas, donde pueden detectarse fácilmente.
El fenómeno del trabajador fantasma es uno de los fraudes de nómina más comunes que se pueden encontrar en el sector de la construcción. Este método de fraude puede manifestarse de muchas maneras que pueden incluir:
- Administrador de nómina descontento – Si una empresa de construcción tiene un administrador de nómina que no está contento y piensa que él o ella merece una compensación adicional, sería bastante fácil para ellos modificar los registros de nómina para crear un empleado nuevo pero ficticio y cobrar el cheque de ese empleado por sí mismos. Esto es particularmente cierto si el administrador de la nómina tiene un acceso sin restricciones y sin supervisión al sistema de nómina.
- Fraude de empleados múltiples : esta es otra forma en que el fraude de los trabajadores fantasmas puede manifestarse en una construcción negocio.Con un proceso de nómina más complejo, o si el empleado no tiene acceso directo al sistema de nómina, varios empleados pueden conspirar para defraudar al sistema y luego dividir el dinero que malversan. Por lo general, un empleado tendrá algún tipo de papel en la verificación y autorización de la nómina para que pueda cerrar sesión en hojas de tiempo falsificadas.
- Compensación de familiares / amigos : un empleado puede crear un registrar en el sistema de nómina para un familiar o amigo para que reciba un cheque de pago de la empresa. En este caso, el empleado real puede o no recibir una parte de ese cheque de pago.
Los esquemas de empleados fantasmas pueden variar desde la simple entrada de datos (especialmente si el empleado falso recibe un salario), a la manipulación compleja de hojas de tiempo falsas y la redirección de pagos. Si no vigila la nómina en su negocio de construcción, este tipo de fraude a menudo puede pasar desapercibido durante bastante tiempo y es suficiente para desangrar a una compañía de millones de dólares.
Banderas rojas que pueden insinuar a los fantasmas en su negocio de construcción
a. Anomalías en la información de los empleados. Hay un par de anomalías que puede observar en su empresa de construcción y le indicarán que tiene un problema de trabajador fantasma.Si el número de Seguro Social (SSN) de un empleado no aparece en la lista, o si varios empleados tienen el mismo SSN, entonces está señalando una cosa, y eso es fraude. Nuevamente, si hay múltiples cambios de dirección dentro de un año, entonces debe sospechar.
b. Anomalías en el registro de nómina para depósitos directos. Esto sucede cuando se usa el mismo número de cuenta bancaria para varios empleados, lo que podría indicar que el cheque de pago de un empleado fantasma se está depositando en la misma cuenta que otro empleado usa. Esta es otra bandera roja a tener en cuenta. Varias cuentas bancarias para el cheque de pago de un empleado podrían indicar que el cheque de pago de un empleado fantasma se está dividiendo entre coconspiradores.
c. Anomalías en el cheque de nómina. Si durante el pago en su negocio de construcción y se emiten varios cheques a un empleado dentro de un período de pago, o una imagen del cheque de nómina muestra que fue endosado por alguien con un nombre diferente al del beneficiario, entonces puede tener un problema en sus manos.
d. Anomalías de bonificaciones o aumentos salariales. Si observa en cualquier momento que un empleado recibe una bonificación diferente de la distribución típica de bonificaciones de la empresa, o si un empleado recibe aumentos salariales múltiples dentro de un año, entonces es una causa a investigar .
e. Tendencias de tiempo libre de los empleados. un empleado no ha tenido tiempo libre pagado o licencia por enfermedad durante todo un año, o la persona que procesa la nómina nunca se toma vacaciones. Wilder dijo que las vacaciones forzadas o la rotación de tareas son un control efectivo.
20 consejos seguros sobre cómo prevenir a los trabajadores fantasmas en su empresa de construcción
Debido a la gran cantidad de variables que influyen en cómo se comete el fraude de los empleados fantasma, no hay formas seguras de prevenirlo o atrapar a los empleados en el acto. Sin embargo, hay pasos que puede seguir para reducir su riesgo:
- Realizar auditorías de empleados fantasmas
En la mayoría de los casos, empleados fantasmas se descubren mediante auditorías exhaustivas de sus registros de nómina. Debe tener a alguien en su negocio de construcción que compare regularmente los registros de nómina con los informes de la tarjeta de tiempo y los archivos del personal de los empleados para buscar discrepancias como empleados falsos, números de seguridad social duplicados, direcciones duplicadas o cuentas bancarias duplicadas.
- Deberes de nómina separados
Otra cosa que debe hacer en su negocio de construcción para evitar la incidencia de trabajadores fantasmas es asegurarse de que diferentes partes de su proceso de nómina son manejados por diferentes personas. Si alguien es responsable de autorizar cheques, asegúrese de que otra persona sea responsable de distribuir esos cheques.Si alguien tiene el poder de crear / eliminar empleados en el sistema de nómina, asegúrese de que otra persona verifique los cambios.
- Evaluar políticas de recursos humanos
Asegúrese de que su personal de recursos humanos y de nómina esté completamente actualizado sobre sus políticas de recursos humanos, particularmente cuando se trata de agregar y eliminar empleados de su lista de personal. Esto ayudará a evitar que la información de antiguos empleados se use para el fraude de empleados fantasma.
- Haga que su nómina sea más difícil de falsificar
Si tiene empleados que son compensados en función de su tiempo, asegúrese de contar con procesos para dificultar la falsificación de registros de tiempo. Idealmente, use el seguimiento automático del tiempo cuando los empleados entran y salen. Para mayor protección, use un sistema de seguimiento de tiempo con alguna forma de verificación de ID incorporada.
- Revise los informes de nómina periódicamente
La revisión periódica de los informes de nómina es un paso importante para mitigar y detectar el fraude, y no es algo que el auditor solo debe hacer una vez al año. Tener un número de control del número total de empleados en su negocio de construcción en mente permite un buen punto de partida para esta revisión.
A partir de ahí, puede ser tan simple como escanear los nombres.Se debe tener en cuenta que, para una segregación adecuada, esta revisión debe ser realizada por alguien que no sea aquellos que pueden agregar nuevos empleados o terminar con los antiguos.
Si su nómina no cambia con frecuencia, como en los casos en que el número de empleados está cambiando de manera normal, cada vez que ejecute la nómina, verifique que esté en línea con sus expectativas. Observe de cerca cualquier hallazgo anormal y sepa qué esperar al ejecutar informes.
- Utilizar reglas de turno predefinidas
Las reglas de turno predefinidas limitan el marco de tiempo durante el cual los trabajadores pueden entrar y salir del trabajo. Si intentan hacerlo fuera de la ventana de tiempo predefinida, el sistema no lo permitirá. Se pueden establecer reglas para individuos, departamentos o la empresa en su conjunto.
- Utilice la autenticación de usuario
La autenticación de usuario elimina los golpes de amigos al exigir a los trabajadores que produzcan un identificador único cuando entran y salen de los turnos. Dependiendo de la sofisticación del sistema y si es capaz de integrarse con cualquier hardware, como un escáner, este identificador podría ser una tarjeta de identificación, una huella digital o incluso una foto de la cara del trabajador.
Con respecto a En el sistema de nómina en sí, pregunte a su proveedor si tiene alguna característica que pueda marcar automáticamente las entradas que puedan tener problemas con ellas. Estas características son bastante comunes.
También debe emparejar su software con políticas de asistencia sólidas.Por ejemplo, una mejor práctica es exigir a los trabajadores que pierden su ventana aprobada para registrarse o solicitar una entrada manual de su gerente. El gerente puede revisar las circunstancias que rodean por qué ese empleado llegó temprano o tarde y determinar si se debe permitir la entrada o no.
- Examine los permisos de usuario de su sistema
Debería poder limitar el acceso de cada usuario basándose únicamente en sus necesidades, para que los trabajadores de rango y archivo no puedan cambiar sus tasas de pago. También puede limitar cuándo se pueden cambiar las tasas de pago, por ejemplo, después de las evaluaciones de rendimiento.
- Deshágase de los cheques en papel
Los cheques de pago físicos son mucho más fáciles de falsificar y robar que sus contrapartes digitales, así que considera ir a la ruta de depósito directo o tarjeta de pago si aún no lo has hecho. Su software debería permitirle cambiar los métodos de pago con facilidad.
- Crear informes de excepción
El sistema de contabilidad debe diseñarse con controles que pongan señales de alerta en los resultados que están fuera de los parámetros normales. Estos pueden incluir:
- Las adiciones o eliminaciones a las nóminas deberían generar un informe automático al supervisor correspondiente.
- El pago de horas extras o incentivos que supere los parámetros establecidos debería generar un Informe de excepciones.
- Esté atento a los empleados sin deducciones
Una buena manera de detectar empleados fantasmas en su empresa de construcción es buscar a cualquier persona que tenga pocas o ninguna deducción de su salario. Un perpetrador rara vez se toma la molestia de crear un conjunto completo de inscripciones de beneficios, especialmente porque hacerlo reducirá la cantidad de dinero que puede robar al empleador.
- Distribución manual de cheques de pago
De vez en cuando, debe hacer un punto para distribuir cheques de pago manualmente en su empresa de construcción. Al hacer un punto para distribuir cheques manualmente, su organización tiene una mejor oportunidad para detectar empleados fantasmas.
- Analizar direcciones o cuentas de depósito directo
Otra cosa que puede hacer en su empresa de construcción para evitar la incidencia de trabajadores fantasmas es analizar direcciones o cuentas de depósito directo. En el proceso de revisión de cuentas y direcciones, su organización puede identificar números de cuenta, direcciones o números de Seguro Social duplicados para varios empleados.
- Análisis de deducciones de cheques de nómina
Si hay empleados en su nómina que no están reteniendo impuestos ni ninguna otra deducción, podrían ser empleados fantasmas.Al analizar los depósitos directos, puede reducir el engaño de la nómina al eliminar los cheques de pago en papel y la posibilidad de alteración, falsificación y la mayoría de los robos, aunque no evita la mala dirección de los depósitos en cuentas no autorizadas.
- Examine los cheques de nómina que tienen endosos dobles
Aunque la mayoría de ellos son legítimos, dos firmas podrían indicar la falsificación del respaldo de un empleado fallecido, que el el ladrón también respalda y deposita en su propia cuenta.
- Tenga cuidado con las variaciones presupuestarias en los gastos de nómina
Los costos laborales superiores a lo presupuestado pueden indicar empleados fantasmas, por lo tanto, debe tener cuidado con cualquier variación no planificada en su presupuesto.
- Use la segregación de funciones
En su empresa de construcción, debe asegurarse de que muchas de las funciones de nómina no se otorguen a una sola persona. Asegúrese de que las funciones de preparación, desembolso y distribución de la nómina estén segregadas. Debe aplicarse de las siguientes maneras:
- Ninguna persona debería poder agregar un nuevo empleado a la nómina, establecer salarios, ingresar el tiempo y pagarle a la persona.
- Debe haber una conciliación mensual entre el libro de nómina y la lista de empleados de recursos humanos realizada por alguien fuera del departamento de nómina.
- La persona que autoriza la ejecución de un cheque no debe estar autorizada para recuperar los cheques impresos.
- La función de contabilidad de la nómina debe ser independiente de la función del libro mayor.
- TI no debe tener acceso a los programas de recursos humanos o de la nómina.
18. Ejecute periódicamente los SSN de todos los empleados a través del sitio web de la Administración de la Seguridad Social , especialmente de aquellos que trabajan en puestos delicados, y realice un seguimiento con una verificación de antecedentes. Otros sitios web para verificar la identificación de los empleados incluyen E-verify o el sitio web del IRS. Esto le ayudará a saber quién es quién.
20. Use un sistema de pago que requiera que los empleados se identifiquen a sí mismos
Si esto implica el uso de un sistema de deslizamiento electrónico, escudriñe si las mismas dos personas constantemente deslizan sus tarjetas aproximadamente al mismo tiempo. Esto podría indicar que alguien está deslizando la insignia de una segunda persona sin que la segunda persona se presente a trabajar.
- Examine cuán consistentes son las horas de los empleados
Si las horas nunca varían, podría ser una señal de alerta que indique a un empleado fantasma porque el estafador quiere asegurarse de que nadie mire a esta persona o dicte lo que está sucediendo.
Conclusion
Si bien el flagelo de los trabajadores fantasmas puede no desaparecer pronto, pero la aplicación de algunas de las medidas mencionadas anteriormente aseguraría que libere a su empresa constructora de la amenaza de los trabajadores fantasmas .
