La mayoría de las empresas que eventualmente crecieron en grande comenzaron de manera pequeña, como Apple® y Microsoft®. Algunos de ellos comenzaron desde el garaje y eventualmente se convirtieron en un nombre familiar en todo el mundo. La verdad es que más allá de tener una idea de negocio fantástica, el compromiso, la disciplina, la dedicación y la atención a los detalles son algunos de los atributos básicos que hacen que una pequeña empresa crezca tanto.
Si usted es un empresario que dirige una pequeña empresa negocio o usted está en el comercio minorista, una de las claves que necesitaría para hacer que su negocio crezca y sea altamente rentable es implementar un proceso que garantice una gestión de inventario efectiva. El dicho de que «la venta minorista es detalle» describe correctamente el concepto de enfoque efectivo de gestión de inventario para pequeñas empresas; solo debe prestar atención a todos los aspectos de su pequeña empresa si desea que crezca.
La importancia de la gestión de inventario para propietarios de pequeñas empresas
Nada envía a un cliente a las manos de un competidor como inventario inadecuado.Al mismo tiempo, nada mata el flujo de caja y, finalmente, la rentabilidad como el exceso de inventario.
Como empresario, debe mantener un inventario equilibrado para evitar perder a su cliente así como para evitar mantener un exceso de inventario. Por lo tanto, debe tener un sistema de gestión de inventario muy sólido. Estos son algunos de los beneficios importantes de la gestión de inventario.
a. Prevención de situaciones de desabastecimiento
Imagine que su tienda de comestibles más cercana está constantemente sin su marca favorita de cereales, y luego escucha sobre otra tienda no muy lejos que casi nunca se queda sin misma marca Por supuesto, comenzaría a visitar la nueva tienda para obtener su amada marca de cereales.
Y eventualmente, dado que sería inconveniente para usted comprar comestibles en dos tiendas diferentes, tendría elegir una tienda, y esa sería, por supuesto, la tienda que siempre tiene lo que necesita en stock. Desafortunadamente, su tienda de comestibles más cercana ha perdido un cliente debido a su mala gestión de inventario.
Siempre debe esforzarse por satisfacer las necesidades de sus clientes asegurándose de que tengan acceso a sus productos en todo momento y la mejor manera de hacerlo es a través de una gestión de inventario adecuada.
b. Evitar el exceso de existencias
El exceso de existencias es en sí mismo un problema. Cuando almacena demasiado producto, hay posibilidades de que no pueda venderlos a tiempo y existe una alta probabilidad de que algunos artículos se estropeen o incluso queden obsoletos, lo que provocará grandes pérdidas para su negocio.
c. Reducción de los costos de mantenimiento: el costo de mantener el inventario está muy relacionado con el tamaño del inventario. Si mantiene la cantidad justa de inventario, no tendría que gastar excesivamente en almacenamiento, mantenimiento, personal y todos los demás costos de mantenimiento.
d. Reducción de robos y hurtos
Otro problema que viene con la gestión de existencias, que la gestión adecuada de inventario ayuda a prevenir es la reducción de robos. Siempre hay empleados o clientes deshonestos que intentan «ayudarse a sí mismos» con algunos de los productos de la compañía. Con una gestión y supervisión de inventario adecuadas, podrá detectar y controlar fácilmente tales situaciones.
e. Administración del capital de trabajo
Necesita capital de trabajo para administrar todos los aspectos de su negocio. Pero cuando invierte demasiados fondos en el almacenamiento de bienes, otros aspectos de su negocio pueden verse afectados porque no habría suficientes fondos para llevar a cabo otras actividades.
La gestión de inventario lo ayuda a mantener la cantidad adecuada de existencias . Sus acciones no serán demasiado tales que tendría que hundir demasiado capital de trabajo en ellas. Y no será demasiado poco para que su capital de trabajo no se utilice de manera eficiente.
f. Materias primas adecuadas
La gestión del inventario es aún más importante para los fabricantes porque en ningún momento se le permite quedarse sin materias primas. Si alguna vez se queda sin materias primas o un ingrediente esencial para la producción, podría ocasionar pérdidas consecuentes como la pérdida de salarios pagados a los trabajadores, la pérdida de tiempo y otras pérdidas similares. Los fabricantes utilizan la gestión de inventario para garantizar que las cantidades apropiadas de materiales de producción estén siempre disponibles.
g. Contabilidad de ganancias precisa
El inventario es un activo comercial por sí solo. Y cuando esté preparando su estado financiero, debe indicar el valor exacto de su inventario actual. Sin una gestión de inventario adecuada, lo que obtendría en el mejor de los casos es una cifra supuesta o incluso exagerada. Esto también significa automáticamente ganancias infladas e informes financieros inexactos.
h. Reordenar
La gestión de inventario le ayuda a saber cuándo reordenar los artículos agotados. También le ayuda a evitar retrasos en el proceso de reordenamiento. A veces, cuando vuelve a pedir algunos materiales de producción vitales, el proveedor demora un tiempo antes de procesar su pedido y entregarlo. Con una gestión de inventario adecuada, habría calculado el tiempo de espera de cada proveedor y podría reordenar en el momento apropiado.
i. Eficiencia del almacén
Si tiene un almacén muy grande o varios almacenes, se hace difícil saber qué almacén tiene qué artículos, y esto lleva a retrasos innecesarios en el proceso de producción. Con una gestión de inventario adecuada, estos problemas pueden eliminarse o reducirse al mínimo más mínimo. También ayuda a reducir los costos de almacenamiento considerablemente.
j. Identificación de posibles problemas
La gestión adecuada del inventario facilita la identificación rápida de posibles problemas de producción relacionados con la gestión del inventario y también le permite tomar medidas rápidas.
Aunque el inventario El seguimiento no es una tarea agradable, es un aspecto clave para operar un negocio exitoso. Tener un buen sistema para rastrear su inventario y ventas lo ayudará a determinar qué mercancía tiene en stock, qué ha vendido, qué todavía está en orden y cuándo llegarán sus pedidos.
Con este sistema, puede reconocer rápidamente los productos de venta rápida que necesita reordenar y productos de venta lenta que necesita para reducir o promocionar de manera más agresiva. Además, el seguimiento de su inventario de manera regular y efectiva puede ayudarlo a mantener un inventario moderado que no sea demasiado o muy poco.
Tener demasiado inventario inmoviliza fondos que de otro modo podrían utilizarse para los costos de operación u otros Fines más importantes. Tener muy poco inventario, por otro lado, te hace perder ingresos porque no tienes suficientes productos para vender. Habiendo discutido la importancia del inventario y el seguimiento de ventas, ahora analicemos cómo rastrear el inventario y las ventas en su pequeña empresa. Hay muchas formas de rastrear su inventario, y todos estos métodos se dividen en dos categorías: manual y automatizado.
Dos formas de rastrear su inventario y ventas
I. Método manual
Para realizar un seguimiento de su inventario utilizando el método manual, comience contando sus productos para determinar el inventario inicial. Luego, clasifique su inventario primero por nombre de producto, luego por otros atributos específicos de los productos, como color, tamaño, uso, fecha o estilo.
Por ejemplo, si tiene perfumes como inventario, querrá clasifíquelos por el nombre, luego por si son para hombres o mujeres o ambos, luego por tamaño. Esto le facilita el seguimiento de lo que necesita y lo que no ha vendido.Después de ordenar los artículos en su inventario en categorías, cree una hoja de cálculo en Microsoft Excel para rastrear su inventario y ventas.
Simplemente cree una hoja de trabajo para cada producto y enumere el recuento de inventario inicial para ese producto. Desde ese punto, ajuste el recuento de inventario inicial según sea necesario. Es decir, reste todas las ventas de cada producto de su registro y agréguele nuevas llegadas. Haga esto al menos una vez por semana, ajustando el total del inventario según sea necesario.
Microsoft Excel será suficiente si tiene menos de 10 artículos diferentes en su inventario. Sin embargo, si tiene más de 10 artículos en su inventario, una mejor opción es configurar una base de datos de inventario en Microsoft Access. Microsoft Access ofrece plantillas de inventario semiautomatizadas, más atractivas y más fáciles de usar. Y puede imprimir informes de inventario convenientes para rastrear ventas, adiciones al inventario y devoluciones. Sin embargo, todavía no es tan efectivo como un sistema totalmente automatizado.
II. Método automatizado
Si ejecuta una empresa que tiene varios artículos diferentes en su inventario (como una tienda minorista), deberá utilizar un sistema automatizado porque el método manual de inventario y seguimiento de ventas será demasiado engorroso, si es que funciona en absoluto.
Si bien hay muchos métodos automatizados, el más común y más efectivo consiste en integrar un software profesional de gestión de inventario con un escáner de códigos de barras y registros en su tienda.Cada producto tiene un código de barras único, que se escanea en el punto de pago. El código de barras contiene el precio, así como otra información relevante sobre el artículo.
Una vez que el escáner de código de barras ha detectado y registrado un producto para la venta, registra automáticamente la venta y deduce el número de unidades de ese artículo comprado en El número total de unidades que quedan en la tienda. Esto se realiza en cuestión de segundos.
Otro método implica el uso de identificación por radiofrecuencia, que etiqueta cada elemento del inventario con una etiqueta de plástico que contiene un microchip programable y una antena pequeña. Las etiquetas contienen información relevante sobre cada producto y pueden ser leídas por un lector portátil especial.
Aunque esta opción es más costosa que el uso de códigos de barras, tiene muchas ventajas. Las etiquetas se pueden leer desde una gran distancia. Se puede leer una gran cantidad de artículos etiquetados a la vez y la información en las etiquetas se puede actualizar de inmediato a medida que los artículos se mueven de un punto a otro dentro de su tienda. Y curiosamente, las etiquetas se pueden configurar para que activen una alarma cuando el artículo salga de la tienda, evitando el robo de productos etiquetados.
Por lo tanto, si vende artículos que son muy caros, como joyas, sería mejor con esta opción Incluso si realiza un seguimiento de sus ventas e inventario con un sistema automatizado, realice una verificación manual al menos una vez al año para asegurarse de que no haya perdido algunos artículos del inventario.
10 consejos efectivos de gestión de inventario para pequeñas empresas
La verdad es que, si no mantiene registros adecuados de todas las transacciones de productos y servicios en su negocio, es probable que vaya a lucha para obtener ganancias y seguramente afectará su presupuesto. De hecho, la mala gestión del inventario es parte de lo que hace que una empresa quiebre. Ahora veamos rápidamente los 10 consejos efectivos de gestión de inventario para pequeñas empresas:
1. Cree una mierda especial de Excel para el inventario diario
Una de las cosas básicas que debe hacer para garantizar una gestión de inventario efectiva para su pequeña empresa es crear una mierda especial de propagación de Excel con el fin de hacer un inventario diario. Por ejemplo, si tiene un negocio familiar y no puede permitirse un software personalizado, puede imprimir una mierda de difusión excelente y hacer un inventario manual; un libro de tapa dura puede incluso servir para el mismo propósito.
2. Asegúrese de que todos los productos que ingresen a su almacén estén documentados por diferentes funcionarios
Otro consejo que le garantizará una efectividad La gestión de inventario para su pequeña empresa es garantizar que cada producto que ingrese a su almacén o tienda esté documentado por un funcionario diferente.El proceso es simple, una vez que un camión trae bien a su almacén, el conductor del camión presentará su hoja de ruta al hombre de seguridad en la puerta, el hombre de seguridad confirmará y tomará su propio stock, y luego el gerente del almacén también debe hacer su propio inventario por separado del encargado de seguridad.
4. Consulte a los desarrolladores de software para desarrollar software de inventario personalizado para su negocio
Hay inventario personalizado software que asegura una gestión de inventario efectiva; le ayudará a crear facturas y también generar recibos por cada transacción comercial. La verdad es que la mayoría de las pequeñas empresas podrían no ser capaces de pagar a un desarrollador de software para que les ayude a desarrollar software personalizado para su negocio. Si puede permitirse un software personalizado para su negocio, hágalo por todos los medios.
4. Exigir la emisión obligatoria de recibo para cada transacción comercial
Otro consejo para que sea efectivo La gestión de inventario para pequeñas empresas es hacer cumplir la emisión de recibos para cada transacción comercial. De hecho, emitir recibo electrónicamente es lo que está de moda. Ayudará a su empresa a tapar las lagunas que pueden agotar su negocio.
5. Fomentar el uso de máquinas POS en lugar de efectivo
Si desea implementar un inventario efectivo estructura de gestión para su pequeña empresa, entonces debe alentar las transacciones sin efectivo.El uso de la máquina de punto de venta (POS) es una forma efectiva de minimizar el fraude en las pequeñas empresas. Con las máquinas de punto de venta, puede estar seguro de que sus niños / niñas de ventas no le robarán su dinero.
6. Cree un sistema de base de datos central:
tiene que crear un sistema de base de datos central, especialmente si tiene varios puntos de venta. Un sistema de base de datos centralizado facilitará el seguimiento de cada transacción comercial de su empresa en tiempo real. De hecho, puede sentarse en su oficina u hogar para controlar el flujo de su negocio una vez que tenga un sistema de base de datos centralizado.
7. Desarrolle su sistema de seguimiento personalizado
Existen varios sistemas de seguimiento que puede implementar para aplicar una administración de inventario efectiva para su pequeña empresa. Puede sentarse con su equipo para determinar el mejor sistema de seguimiento que se adapte a su negocio. Pero si tiene un negocio de transporte o un negocio de taxis, puede instalar el rastreador de automóviles en todos sus camiones y taxis: es la forma más fácil y conveniente de rastrear el inventario para dicho negocio.
8. Cree un proceso comercial que lo ayude a recibir comentarios de sus clientes
Otra forma de implementar una administración de inventario efectiva para su pequeña empresa es crear un proceso comercial que lo ayude a recibir comentarios de sus clientes.Por ejemplo, en algunos bancos, cada vez que deposita efectivo, necesitaría colocar una copia de su cajero en una caja dentro del banco y también se le solicitaría que ingrese los detalles de su transacción en un libro mayor. Puede adoptar este modelo de seguimiento de inventario si se adapta a su negocio.
9. Informe a sus proveedores y vendedores del informe que desea de ellos
Otra forma de Asegurar una gestión de inventario efectiva para su pequeña empresa es establecer un enlace con sus proveedores y vendedores para discutir sus expectativas respecto al inventario. Su acuerdo con ellos podría ser que puede acceder a los detalles de todas las transacciones con ellos cada dos meses, 6 meses o incluso anualmente. Es una forma de comparar registros para asegurarse de que está en el buen camino.
10. Contrate a un consultor de inventario para que le ayude a revisar su estructura de inventario de vez en cuando
Por último, una de las cosas que debe implementar para asegurarse de implementar un estilo de gestión de inventario eficaz para su pequeña empresa es contratar a un consultor de inventario que lo ayude a revisar su informe y estructura de inventario de vez en cuando. Este enfoque lo ayudará a corregir errores en su proceso de negocio.
Ahí lo tiene; Los 10 consejos efectivos de gestión de inventario para pequeñas empresas.
