En el mundo de los negocios, las notas de agradecimiento siempre son apreciadas. Ya sea para decir gracias por una referencia o recomendación, o por otro favor de una persona u organización, tomarse el tiempo para decir gracias no solo le mostrará al destinatario cuánto valora el favor, sino que también mostrará su consideración y ayuda a construir una relación más fuerte con el destinatario.
Si bien una llamada telefónica o un correo electrónico casual puede parecer suficiente, no tiene la misma gravedad que una carta enviada por correo. Al ser más concreto que electrónico, una nota de agradecimiento agrega un toque más personalizado a su mensaje de agradecimiento. También tiene un impacto emocional más fuerte en el receptor y tiende a dejar una impresión que dura más tiempo.
Dado que las notas de agradecimiento pueden ser muy efectivas para hacer nuevas conexiones, hacer crecer las relaciones existentes y mostrar a los remitentes consideración, su más de lo necesario para que cada dueño de negocio o profesional sepa cómo escribirlos. Aquí hay pautas para escribir una carta de agradecimiento inolvidable.
Cómo escribir una nota de agradecimiento comercial
1. Elija un saludo apropiado: Si está enviando la carta de agradecimiento a una persona en particular, diríjase a él o ella por título y apellido, por ejemplo, Estimado Sr. Adams. Cuando se dirija a más de una persona, inclúyalas por nombre y título en la línea de saludo. Evite los clichés y los saludos impersonales, como A quien corresponda o Estimado señor. Tales saludos quitan brillo a su carta y disminuyen el interés de los destinatarios en ella. Su saludo debe convencer al destinatario de que la nota de agradecimiento se les envió específicamente.
2. Comience con Thank-: La primera oración de su carta de agradecimiento debe estructurarse en torno a las palabras de agradecimiento. Esta oración vendrá después del saludo, pero antes de la explicación de por qué le agradece al destinatario. Evite prolongar o debilitar esta oración con palabras innecesarias, ya que quisiera expresar mi gratitud por y solo estoy escribiendo para agradecerle. En su lugar, use una oración directa en tiempo presente perfecto, como Muchas gracias por o Apreciamos mucho su
3.Explique el motivo de su carta: es importante que explique el motivo específico por el que está escribiendo la nota de agradecimiento en primer lugar. Su carta no tendrá el impacto emocional deseado si no declara ninguna razón o si declara una razón vaga como esa podría significar mil cosas, como Apreciamos su negocio o Muchas gracias por estar allí para nosotros. En su lugar, escriba algo como: muchas gracias por ofrecerme un gran descuento la última vez que vine a comprar a su tienda o gracias por permitiéndonos servirle durante 10 años.
4. Indique el beneficio o la importancia del favor-: para que el lector entienda cuánto valora y aprecia lo que les está agradeciendo, nombre el mayor beneficio o impacto de la razón que mencionó anteriormente. Por ejemplo, podría escribir, Su consejo demostró ser invaluable para ayudarnos a alcanzar las metas anuales de nuestra empresa o El descuento que disfruté me ayudó a ahorrar unos cientos de dólares que fueron todo lo que necesitaba para pagar mi utilidad facturas el mes pasado. Declaraciones como estas motivan al lector a continuar esa relación y ofrecer aún más.
5.Exprese su esperanza para el futuro: una de las partes más inspiradoras y estimulantes de una carta de agradecimiento es su pensamiento o esperanza para el futuro, relacionado con el beneficio que expresó. Asegúrese de vincular esta esperanza con los esfuerzos u objetivos actuales de los destinatarios. Por ejemplo, puede escribir, Espero que podamos continuar atendiendo sus necesidades de mantenimiento de activos a medida que abra su nueva instalación en Seattle . Dicha declaración le dice al destinatario lo que espera y declara explícitamente su deseo de establecer una relación a largo plazo con ellos.
6. Reitere su agradecimiento y cierre su carta: Su última oración debe ser simple y reiterar su agradecimiento de apertura. Comience con algo como Gracias una vez más por , pero use palabras diferentes por su razón.
La mayoría de las veces, será apropiado cerrar su nota de agradecimiento con alguna variación de Saludos cordiales, de verdad o sinceramente. Esto debería luego le seguirá su firma. Siempre firme su nombre en peneven si la letra está escrita a máquina. Y cuando sea apropiado, incluya su título o posición y el nombre de su empresa debajo de su nombre.
