¿Usted dirige una empresa de planificación de eventos y usted es en el proceso de organizar un evento? ¿Necesita una plantilla de plan de marketing de eventos de muestra? A continuación, encontrará una guía sobre cómo escribir un plan de marketing para un evento; con un solo objetivo en mente, « Inundar demasiado el lugar con los asistentes «.
Uno de los pasos más importantes a tomar cuando se prepara para un próximo evento es escribir un plan de marketing . Un plan de marketing da dirección y sirve como una guía sistemática de todo lo relacionado con la planificación y coordinación de un próximo evento. Analiza quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo de su campaña de marketing.
La estructura y el contenido del plan de marketing de su evento dependerán del tipo de evento que esté organizando. Pero los siguientes son componentes típicos de un plan de marketing de eventos:
Escribir un plan de marketing para una plantilla de muestra de evento
1.Resumen ejecutivo o declaración de misión
El resumen ejecutivo o declaración de misión es una breve descripción de los puntos principales de su plan de marketing. En otras palabras, es un resumen de lo que planeas hacer ( el evento ), lo que planeas lograr organizando el evento y cómo planeas hacerlo.
Esto parte de su plan de marketing también debe describir la naturaleza del evento, así como las personas a las que se espera que asistan y participen en el evento.
La declaración de misión sirve como base para los demás contenidos del plan de marketing. Resume todo en una o dos páginas. Y como suele ser la primera página que se debe leer, debe ser lo suficientemente convincente como para pedirle al lector que lea todo el plan.
2. Mercado objetivo
En un plan de negocios de planificación de eventos , esta parte trata sobre los clientes a los que atiende una empresa. Pero en un plan de marketing de eventos, define a las personas que asistirán a su evento. Por lo tanto, debe identificar y definir las categorías de personas que espera que asistan a su próximo evento; graduados desempleados, directores generales, propietarios de pequeñas empresas, etc.
Usando la palabra, everyone es una tontería, porque no es realista. Seguro que no tienes lo necesario para acomodar a todos en tu ciudad si todos eligen asistir. Por lo tanto, su mejor apuesta es ser lo más específico posible. Esto no solo lo ayudará a decidir los preparativos adecuados para realizar, sino que también lo ayudará a saber dónde enfocar su atención y sus esfuerzos.
Puede definir su mercado objetivo utilizando la demografía ( edad, género , estado laboral, estado civil, ubicación, ocupación, etc. ) o intereses ( deportes, política, negocios, literatura, etc. ). Diríjase a las personas adecuadas, de lo contrario obtendrá pocas o ninguna respuesta, y sus actividades promocionales se desperdiciarán.
3. El evento
Una vez definidas las personas que espera en el próximo evento, también deberá definir qué esperan estas personas de dicho evento y qué promete ofrecerle su evento.
Debe proporcionar una descripción detallada de su evento y las actividades, servicios, valor, precio y promoción que estarían involucrados. Ya sea que esté organizando un seminario, un espectáculo, una cena, un aniversario o una recaudación de fondos, debe identificar lo que probablemente atraerá a las personas al evento.
Además, debe explicar qué ganarán los presentes en el evento y qué hace que el evento sea único; ya sea el lugar, las actividades involucradas, el tamaño, el entretenimiento, la comida o lo que sea. Es decir, enumere los puntos de venta únicos del evento.
4. Objetivos
Esta es la parte en la que discute lo que espera lograr al organizar el evento ( sus objetivos ) y cómo logrará estos objetivos. Recuerde que sus objetivos deben ser INTELIGENTES, es decir, específicos, medibles, alcanzables, realistas y con plazos determinados. Volverá a estos objetivos al final de su evento para determinar si el evento fue exitoso o no.
5. Estrategia de marketing
En esta parte se explica cómo alcanzará su mercado objetivo. Es la parte más importante de su plan de marketing de eventos, ya que el éxito o el fracaso de su evento depende en gran medida de qué tan bien planifique e implemente su estrategia de marketing.
Su estrategia de marketing analizará cómo utilizará las cuatro P de marketing producto, precio , lugar y promoción, para lograr sus objetivos.
¿Anunciará su evento en periódicos locales, blogs, revistas, radio o televisión? ¿Imprimirá y distribuirá volantes y folletos ? ¿Venderás entradas en línea o sin conexión? ¿Tiene suficiente presupuesto para implementar sus planes de marketing ?Estas son preguntas importantes que debe responder al planificar su estrategia de marketing.
Sin embargo, debe tener en cuenta que ciertos factores pueden amenazar el éxito de su campaña de marketing, como la competencia. Alguien más puede estar organizando un evento similar al mismo tiempo. En tal caso, debe averiguar qué planean ofrecer y ver cómo puede mejorar.
6. Plan de acción y evaluación
Esta es la última parte de su plan de marketing de eventos. Implica asignar responsabilidades y hacer un seguimiento de las actividades y los presupuestos. Entonces, el plan de acción especificará qué se hará, cuándo y por quién. Esta parte de su plan también explicará cómo evaluará su éxito general, en función de si logró sus objetivos o no.
10 ideas de marketing para dirigir una empresa de gestión de eventos exitosa
a. Sea un buen vendedor y vendedor
¿Cómo puede representar a los clientes si no puede presentarse de manera profesional? Saber cómo convertirse en un planificador de eventos también implica proyectarse como un líder en la industria. Su cartera no solo debe contener clientes impresionantes, sino que también debe presentarse en un formato impresionante. Contrata a un buen desarrollador web y difunde tu presencia en línea a medida que más clientes buscan en Internet posibles gerentes de eventos.
b. Creatividad
Los planificadores de eventos deben ser creativos y vanguardistas y, sobre todo, innovadores.Ningún evento debe ser una fotocopia de algo que se hizo antes. A los clientes les gusta que sus eventos sean la charla de la ciudad. Tu cuaderno es tu amigo. Siempre debe estar contigo para escribir ideas.
Nunca olvides la Ley de Murphy : lo que puede salir mal, saldrá mal . Por lo tanto, los planificadores de eventos son personas que piensan rápidamente, resuelven problemas e innovan y, lo que es más importante, personas que pueden controlar su temperamento porque los clientes pueden ser molestos. Por lo tanto, debes aprender a ser genial, tranquilo, sereno y sonreír mucho. De esa manera, sonreirá al banco semanalmente.
c. Sea un networker Establezca conexiones
Muchos planificadores de eventos establecidos consideran su red y sus contactos como su arma secreta para ganar un acuerdo. ¿Quiénes son los proveedores de servicios de mano de obra? Los servicios de catering, pastelero, fotógrafos y camarógrafos; incluso el lugar y otros detalles son responsabilidad de los planificadores de eventos.
Tener un concepto brillante no dejará a los clientes boquiabiertos si no sabe dónde sacar todos sus materiales y personas. ¿Todavía quieres convertirte en un planificador de eventos ? Entonces conozca sus contactos.
d. Crear un sitio web de planificación de eventos
Crear un sitio web también es un aspecto importante al iniciar un servicio de planificación de eventos . Internet es la mejor manera de promover su negocio ya que millones de personas se conectan en línea en estos días.Realice estrategias de marketing en Internet, como la optimización de motores de búsqueda, la creación de listas de correo electrónico o la creación de enlaces para que las personas vean su sitio web.
e. Solicite referencias a sus contactos
Los fotógrafos y empresas de catering saben mucho sobre la naturaleza de los eventos especiales que ocurren en el área; tienen acceso a las personas que organizan fiestas y si puede negociar una buena tarifa de referencia para ellos, pueden recomendarle a sus clientes. Se trata de hacer contactos y conocer gente. También debe pedirle a familiares y amigos que lo remitan a posibles clientes.
f. Cree sus tarjetas de visita y entréguelas a las personas que conozca en los eventos . De esa manera, tendrán sus contactos.
