Siempre que su empresa tenga que alojar visitantes de negocios del extranjero, debe escribir una empresa carta de invitación de visa. Estos visitantes pueden ser sus compradores actuales o potenciales, inversores actuales o futuros, visitantes de ferias o congresos, socios o agentes extranjeros, empleados extranjeros o personas que vienen a la capacitación en el sitio en las instalaciones de su compañía.
Su carta de invitación tiene la intención de comunicar claramente los motivos y actividades planificadas de la visita. También declarará que los solicitantes planean regresar a su país al final de su visita. Pero debe tener en cuenta que una carta de invitación no garantiza que la visa de negocios de su visitante sea aprobada. Sin embargo, si no escribe uno, la visa de visitante será rechazada, ya que la carta siempre es un requisito previo para los visitantes de negocios.
Si su empresa está invitando a un visitante por motivos comerciales, usted u otro representante de su empresa deben escribir La carta de invitación para el visitante.Debe enviar al visitante dos copias originales de la carta, una para que la presenten al solicitar su visa y la otra para presentarla cuando ingresen a su país.
Qué tan bien puede elaborar su carta de invitación de visa de negocios puede determinar en buena medida si su visa de visitante será aprobada o no ( aunque, los solicitantes de visa considerarán otros factores, como si el solicitante es elegible para visitar su país ). Por lo tanto, es necesario saber cómo escribir cartas de invitación de negocios convincentes. Aquí están las pautas generales para escribir una carta de invitación de visa de negocios.
Cómo escribir una plantilla de muestra de carta de invitación de visa de negocios
1. Dirección correcta-: Su carta de invitación de visa de negocios será rechazado si se aborda incorrectamente. La mayoría de las embajadas o altas comisiones no perdonarán ni siquiera un error de ortografía en la dirección, por lo que debe hacerlo bien. Antes de redactar su carta, visite el sitio web oficial de la embajada de su país en ese país de visitantes para obtener la dirección correcta a la que deben dirigirse dichas cartas.
Además, también debe usar el saludo apropiado.Si conoce el nombre del funcionario consular que recibirá la carta, puede incluirla. Pero si no conoce el nombre del probable destinatario, un simple saludo como, Estimado Oficial Consular será suficiente.
2. Indique el nombre y la posición de los visitantes: Debe indicar claramente el nombre del visitante que solicita la visa de visita de negocios exactamente como aparece en su pasaporte. Para evitar errores, verifique con el visitante antes de redactar su carta. Tenga en cuenta que debe haber coherencia en toda la documentación. Por ejemplo, si el apellido de los visitantes viene primero en todas sus credenciales, escriba su apellido primero en su carta para evitar confusiones.
3. Indique la posición de los visitantes y otra información relevante: En su carta de invitación de visa de negocios, también debe indicar el título de los visitantes, el nombre de la compañía que representan, su posición en esa compañía y su relación con su compañía.
Dependiendo de las demandas de el destinatario, es posible que deba incluir la fecha de nacimiento de los visitantes, la ciudad, el país de nacimiento, el número de pasaporte, el estado civil y otros detalles personales. En cualquier caso, incluya los detalles de contacto completos del visitante porque la Oficina Consular podría querer contactarlos directamente para realizar algunas preguntas.
4. Indique el propósito y la duración de la visita: su carta de invitación para visa de negocios también debe incluir el propósito por el cual está invitando al visitante como así como cuánto tiempo pasarán en su país antes de regresar a su país de origen.
Además, debe indicar la intención de los visitantes de abandonar su país tan pronto como se logre el propósito de la visita. Para convencer al destinatario acerca de esto, debe mencionar todos los compromisos de los visitantes en su país de origen que les indicarán que se vayan inmediatamente después de haber logrado el propósito de su visita.
5. Indique quién lo hará cubrir los gastos: en su carta, también debe indicar si usted o el visitante cubrirán los gastos de viaje y los gastos relacionados. Si va a cubrir los gastos, es posible que se le solicite que proporcione pruebas de fondos para cubrir los gastos, como un extracto bancario.
Después de incluir toda la información importante, indique en el último párrafo que Puede ser contactado para cualquier aclaración. E incluya su información de contacto. Redondee su carta con Sinceramente u otro cierre aceptable; luego siga con su firma, nombre y puesto en la empresa que representa.
Una vez más, recuerde que una carta de invitación no es un documento obligatorio pero ofrece evidencia documental que respalda el caso de emisión de la visa y puede facilitar el proceso de solicitud de visa.
