Elegir un servicio de nómina comercial perfecto y el costo

¿Necesita externalizar la nómina de su empresa? En caso afirmativo, aquí hay una guía detallada sobre cómo encontrar un servicio de nómina perfecto para una empresa y cuánto cuesta.

Se sabe que muchas empresas luchan contra los errores de nómina en el curso. de su vida. Se ha descubierto que el IRS penaliza a uno de cada tres dueños de negocios por errores de nómina cada año debido a la presentación inapropiada de impuestos de nómina.

Incluso si los errores no fueran tan comunes, hacer su propia nómina aún puede costarle De otras maneras. El valioso tiempo y energía que gasta en calcular cuánto dinero tiene para gastar podría gastarse en ganar ese dinero, es por eso que muchas empresas buscan ayuda cuando se trata de sus servicios de nómina.

¿Qué es una nómina?

Se utiliza un software de nómina para diseñar, automatizar y administrar el proceso de realizar pagos a los empleados.Este proceso incluye el cálculo de los pagos, la retención de impuestos de los empleados y el depósito de pagos mensuales a las cuentas bancarias de los empleados, o cualquier otra forma que elija pagarlos.

Elegir el mejor servicio de nómina para sus necesidades puede ayudarlo a reducir los errores de nómina al mínimo. Una vez más, un buen servicio de nómina, por lo menos, recibirá cheques tanto para el IRS como para sus empleados a tiempo, mientras le quita la mayor parte del peso del trabajo a sus hombros ya estresados.

En esta guía, cubra todo lo que necesita saber sobre el servicio de nómina perfecto, qué ofrecen estos servicios, cómo elegir uno y cuánto cuestan.

¿Por qué necesita un servicio de nómina perfecto?

Hay muchas razones por las que necesita obtener un buen servicio de nómina para su negocio, y algunas de estas razones incluyen:

1. Para ayudar con el procesamiento de la nómina

Con el nivel de error observado en el procesamiento de la nómina, muchas personas de negocios necesitan ayuda con sus servicios de nómina. Los servicios de nómina en línea calculan automáticamente cuánto se debe pagar a los empleados cada día de pago.Los sistemas tienen en cuenta las tasas salariales, los diferenciales de turno, las horas extra, el pago de vacaciones e impuestos, así como el Seguro Social y las deducciones de beneficios por sí solo.

2. Entrega de pago directo

Otra carga de trabajo que un servicio de nómina le libera es tener que desembolsar pagos o cheques de pago a sus empleados directamente. Un buen servicio de nómina hará pagos a los empleados mediante depósito directo, tarjetas de débito prepagas o cheques en papel, según lo que prefiera.

3. Archivar y pagar impuestos de nómina

Un buen servicio de nómina también ayudarlo a deducir y retener el impuesto a los empleados y presentar sus informes fiscales. Estos servicios pueden retener los impuestos de los empleados, presentar informes trimestrales de impuestos sobre la nómina y pagar retenciones de impuestos a las agencias locales, estatales y federales correspondientes.

También emiten formularios W-2 y 1099 para empleados al final del año . Algunos servicios ofrecen una garantía sin errores. Si se comete un error, estas compañías de nómina corregirán el error y pagarán las multas o intereses incurridos.

4. Dan una alerta a los nuevos empleados

Teniendo en cuenta que los empleadores siempre están muy ocupados y los pequeños detalles siempre pueden escapar de su memoria, lo que lleva a multas.Un buen servicio de nómina lo ayudaría a informar nuevas contrataciones al gobierno en su nombre, aliviando así la carga.

5. Puede proporcionar integraciones de software para su negocio

Un buen servicio de nómina debería poder integrarse con una variedad de programas relacionados con la nómina que su empresa ya está utilizando, como software de contabilidad, sistemas de tiempo y asistencia y recursos humanos software.

6. Ayuda con la gestión del tiempo de los empleados

Muchos de estos servicios de nómina gestionan el tiempo libre pagado mediante el seguimiento cuántas vacaciones y horas de enfermedad han ganado los empleados y cuánto han usado. Algunas soluciones de nómina incluso facilitan el proceso de solicitud y aprobación de tiempo libre.

7. Proporcionan nómina sobre la marcha

Una buena ventaja que su servicio de nómina puede brindarle es que puede permitirle ver su nómina sobre la marcha. Muchos sistemas ofrecen aplicaciones móviles o sitios web aptos para dispositivos móviles que permiten a las empresas administrar y ejecutar nóminas desde teléfonos inteligentes o tabletas. Proporcionan igualmente informes detallados de salarios y trabajo que pueden proporcionar una visión más profunda de cómo funciona un negocio.

8. Te quitas un montón de trabajo de tus hombros

El mayor beneficio de los servicios de nómina en línea es que todo el trabajo (cálculos de nómina, pagos de impuestos de nómina, formularios de impuestos de fin de año, etc.) se completa para usted.Con estos sistemas, su nómina generalmente se puede ejecutar en solo minutos.

Características características que se esperan de un servicio de nómina perfecto

Cuando se piensa en obtener un servicio de nómina para En su negocio, debe tener en cuenta que no todos los proveedores de nómina ofrecen el mismo nivel de servicio. Pero para que su servicio de nómina le sirva de manera óptima, tiene que tener ciertas características. Algunas de estas características incluyen:

a. Múltiples opciones de pago: una de las cosas que debe esperar de su servicio de nómina para servirle mejor es que tenga múltiples opciones de pago. Antes de optar por el servicio, debe considerar si el servicio ofrece múltiples opciones de pago como depósito directo, cheques en papel o tarjetas de débito prepagas.

También debe ver si el proveedor ofrece múltiples tasas salariales, pagos de embargos, pagos -gestión de tiempo libre, administración de compensación de trabajadores, seguro de desempleo e informes detallados de nómina.

b. Costo de trabajo: administrar un negocio es costoso, por lo que debe utilizar todas las vías para ahorrar costos. Por lo tanto, al elegir un servicio de nómina para su negocio, debería poder obtener uno que le ofrezca un costo razonable. Además del costo, debe determinar si se requiere un contrato para el servicio.

Muchos servicios operan mes a mes sin contratos a largo plazo, mientras que otros requieren compromisos anuales.También es importante tener en cuenta si está pagando por mes o período de pago.

Dependiendo de la frecuencia con la que ejecute la nómina, el tipo de estructura que elija podría tener grandes implicaciones de costo. Siempre hay algo para todos, por eso debe elegir el software que mejor se adapte a su presupuesto y que aún tenga todas las características esenciales.

c. Amigable para el usuario: No tiene sentido para obtener un servicio de nómina que resulte difícil de usar para usted y su personal. Por lo tanto, cuando busque el servicio de nómina perfecto para su negocio, trate de encontrar uno que sea muy fácil de usar. Debe tener una interfaz que le permita ejecutar la nómina y agregar empleados al sistema en cuestión de minutos.

Pasar horas tratando de averiguar cómo funciona o siempre llamando a la línea de ayuda para ayudarlo. No parece una buena idea. En cambio, opte por uno que le permita pagar a sus empleados, enviarles recibos de sueldo y enviar automáticamente los datos a su sistema de contabilidad en poco tiempo. Para que su servicio de nómina se considere fácil de usar, debe tener;

• Una estructura de menú intuitiva
• Texto legible
• Botones claramente etiquetados que le indican qué hacer (y qué sucederá cuando los presione).
• Colores que se ven vivos
• Un sitio optimizado para dispositivos móviles para que pueda ejecutar la nómina donde quiera
• Y lo más importante, un simple proceso de nómina

d.Capaz de integrarse con otras aplicaciones de software: al buscar la aplicación de nómina perfecta, debe buscar una que sea capaz de funcionar con otras aplicaciones comerciales que ya utiliza en su lugar de trabajo, como los sistemas de tiempo y asistencia y contabilidad software.

e. Control interno: un buen software de nómina no requiere experiencia especial de su parte, por lo tanto, ya no tiene que contratar a personas ajenas para manejar su nómina por usted. No solo está ahorrando tiempo y dinero al usar un software de nómina, tiene un control completo de su información financiera y de la confidencialidad de sus datos. Entonces, una característica que debe tener en cuenta en su sistema de nómina es si puede ejecutarlo internamente.

f. Sistemas de soporte comprobados: Una cosa que debe tener en cuenta en un servicio de nómina es uno que pueda proporcionar a su empresa el soporte necesario cuando lo necesite. Debe preguntar si tendrá un representante de soporte dedicado que siempre será su principal punto de contacto.

g. Cálculos sencillos: las pequeñas empresas dedican mucho tiempo a la nómina todos los meses. Se requiere precisión para pagar a los empleados la cantidad correcta de dinero que han ganado. El uso de un software de nómina automatiza todos estos procesos y también elimina la probabilidad de error en los cálculos. Con el sistema de nómina manual fuera del camino, el propietario de la empresa o el personal de una cuenta pueden concentrarse en otras tareas.El proceso es productivo y efectivo para ahorrar tiempo y dinero.

h. Prueba gratuita: algunos programas de nómina ofrecen una prueba gratuita para que pueda encontrar la solución sin costo alguno. Una prueba gratuita lo ayuda a saber exactamente lo que desea comprar. Esto le permitirá tomar una decisión, si el software es adecuado para usted. De esta manera, solo está atascado con el software hasta que caduque su suscripción.

i. Servicios adicionales: algunos proveedores de nómina ofrecen una variedad de servicios adicionales, como recursos humanos, autoservicio de empleados, así como beneficios y administración del plan de jubilación. Debe saber si su servicio de nómina ideal también los ofrece, pero debe saber que el servicio adicional significa un costo adicional.

Cómo elegir un servicio de nómina perfecto para su negocio

Después de saber qué esperar del servicio de nómina que desea y las características que debe tener en cuenta, ahora es el momento de saber cómo asegurarse de que está eligiendo el servicio de nómina perfecto para usted.

1. Haga su lista de nómina

Antes de comprar un proveedor de nómina, lo primero que debe hacer es hacer una lista de sus necesidades actuales de nómina . Este es cada servicio que necesita que su compañía de nómina le ofrezca.La mayoría de los servicios demandados por las empresas incluyen:

• Archivar informes e impuestos de nómina estatales y federales
• Archivar y enviar a los empleados sus formularios W-2
• Directo depósito y procesamiento de cheques
• Pague 1099 contratistas y presente 1099s
• Ejecuciones de nómina fuera de ciclo
• Retenciones de impuestos adicionales
• Agregue bonos o comisiones a la paga de un trabajador

Después de establecer los servicios principales que necesita por ahora, es posible que también necesite crear una lista de deseos de nómina que necesitará dentro de un año, dentro de tres años y cinco años a partir de ahora Debe comenzar a considerar si desea ofrecer alguno de estos beneficios en el futuro;

• Vacaciones y licencia por enfermedad
• Beneficios de salud
• Planes de jubilación
• Seguro de vida e incapacidad
• Coincidencia de donaciones
• Beneficios para viajeros, etc.

Idealmente, un buen proveedor de nómina debería darle La opción de agregar servicios a medida que su negocio se expande. Esto le brinda la flexibilidad de crecer a su propio ritmo y no pagar por los servicios que no está utilizando.

2. Pruébelo

Una forma en la que puede estar completamente seguro de que el servicio de nómina que tiene la intención de eliminar promete lo que puede ofrecer, es que lo saque para una prueba de manejo. Esta es la única forma en que puede saber si lo que le han dicho es verdad o no.

La forma de hacerlo es preguntarle a la compañía si pueden darle un período de prueba.Muchas veces, las compañías de nómina tienen versiones de prueba de su software de nómina disponibles para los clientes. Esta versión de prueba debería poder responder a todas sus preguntas.

Cuando utilice el servicio u opción de prueba, debe averiguar si;

• puede navegar por el backend y pasar por todos los pasos por su cuenta
• Puede comprender toda la terminología que se utiliza, o proporcionan explicaciones sencillas
• El sistema es demasiado robusto para el tamaño de su negocio. ¿Hay funciones que no se aplican a un equipo de su tamaño?
• Existe una función de chat en vivo. Esta función es súper útil si es la primera vez que usa el software de nómina.
• Hay artículos de ayuda o una base de conocimiento que está disponible fácilmente

Si la experiencia le hace pensar giro, debe buscar una opción orientada a empresas más pequeñas.

Pero si la empresa que desea elegir no ofrece una versión de prueba, no tiene que abandonarla. Hay otras formas de hacer sus hallazgos. Lo primero que debe hacer es encontrar a algunos de sus clientes y hacerles algunas preguntas sobre el servicio que se les brinda. Debe preguntarles acerca de la capacidad de respuesta, la precisión y cómo este servicio se compara con otros que han usado en el pasado.

Lea una combinación de buenas y malas críticas sobre la compañía con un ojo en cómo a la gente le gustan las características que más le importan. para ti.También trate de tener una idea de si las personas que están revisando el software enfrentan desafíos similares a los suyos.

Por ejemplo, si el revisor es dueño de un restaurante, puede estar preocupado por cosas como informar consejos que podría no aplicarse a usted si todos sus empleados son asalariados (o viceversa). También puede encontrar comentarios de revisores profesionales que tienen una buena perspectiva de todas las opciones disponibles.

3. Verifique su servicio al cliente

Otra cosa que se recomienda que haga para permitirle elegir el servicio de nómina perfecto es llamar a su departamento de servicio al cliente para ver a quién llama en la otra línea. De hecho, debe llamar a todas sus líneas para ver si su servicio al cliente es rápido y eficiente.

La compañía debe tener un excelente servicio al cliente que garantice que sus consultas sean atendidas, que brinde asistencia y sus necesidades. se cumplan. Si lo dejan en espera durante más de 30 minutos, aléjese.

4. Tenga en cuenta la frecuencia de interrupción del servicio

Los servicios de nómina en línea están basados ​​en la nube, lo que pone a las empresas a merced del proveedor de nómina para mantenerlo en funcionamiento. Asegúrese de preguntar si el proveedor tiene muchas interrupciones y con qué frecuencia está fuera de servicio por mantenimiento.

5. Solicite su cotización de precios

Otra cosa que debe hacer al comprar el servicio de nómina perfecto para su empresa es solicitar su cotización de precios.Necesita esta cotización de precios para asegurarse de que puede pagar los servicios que se le prestan y que no hay tarifas ocultas.

Definitivamente, debe obtener una cotización de precios que incluya tarifas para todos los servicios que trazó. Obtenga una cotización para este año y el próximo, de modo que si las tasas cambian con el tiempo, sabrá si el servicio se mantendrá o no dentro de su presupuesto. Apagado

• ¿Con qué frecuencia se actualizan sus tablas de impuestos para su cumplimiento?
• ¿Tienen otros clientes en su industria?
• ¿Pueden integrarse con sus ofertas de beneficios para empleados?
• ¿Cómo manejarán su negocio a medida que su empresa crezca?
• ¿Qué tipo de medidas de seguridad existen para mantener seguros los datos de nómina de su empresa?
• ¿Qué tan rápido es el cambio?
• Si el servicio comete un error, ¿quién es responsable de esos errores?
• ¿Cuánto tiempo se tarda en corregir un error?
• ¿Hay cargos adicionales por agregar o cambiar la nómina de empleados?
• ¿Cambiarán o aumentarán las tarifas anuales después de un año?
• ¿Con qué frecuencia recibirá informes del servicio? ?
• ¿Ofrecen planes de jubilación?
• Ca n se integran con su software de contabilidad?
• ¿Qué tecnología de back-office utiliza el servicio?
• ¿Cuáles son las horas y los medios de disponibilidad del servicio al cliente?
• ¿Se le asignará un representante o siempre se lo dirigirá a alguien nuevo?
• ¿Existe un costo adicional para presentar impuestos en varios estados?
• Si se vuelven a ingresar los datos, ¿podrá revisarlos antes de pasar a la nómina?
• ¿Con qué frecuencia escuchará de ellos?

¿Cuánto cuesta un buen servicio de nómina?

El costo de la nómina generalmente varía dependiendo de qué servicios desea y para qué los necesita. No obstante, existe una estructura de costos estándar que sigue la mayoría de los servicios de nómina. En la estructura de pago estándar, hay una tarifa base fija que se cobra por mes o por período de pago.

Un costo de nómina típico es un compendio de diferentes tarifas acumulables de los diversos servicios de nómina ofrecidos al cliente. Los diferentes servicios vienen con sus propias tarifas y pueden incluir:

• Costos básicos de subcontratación de nómina

El primer servicio de nómina le cuesta Hay que tener en cuenta el costo básico de la subcontratación de la nómina. La mayoría de las compañías de nómina ofrecen un paquete básico con cargos mensuales o por cheque de pago. La tarifa puede variar entre $ 20 y $ 200 por mes, dependiendo de factores como la frecuencia de la nómina, el volumen, los requisitos impositivos y los paquetes de servicios.

Algunos proveedores también cobran una tarifa por cheque por separado de alrededor de $ 1- $ 2. Las pequeñas empresas con un máximo de 10 empleados suelen pagar más que las empresas más grandes por empleado porque la empresa de nómina ofrece descuentos a las empresas más grandes.

• Tarifas de software

Si la compañía de nómina que contrató requiere acceso al sistema, se le puede cobrar una tarifa de licencia única, cuota de instalación, costos de mantenimiento y actualizaciones. Tenga en cuenta estas posibles tarifas ocultas y siempre solicite transparencia al proveedor.

• Tarifas adicionales

Algunas compañías de nómina solo pueden ofrecer procesamiento de cheques de pago en su paquete básico. En tales casos, es probable que cobren por servicios adicionales, incluidos depósitos directos, preparación de cheques y entrada de datos de empleados. Además, los cambios de emergencia o las actualizaciones de los cheques de pago generalmente conllevan un cargo adicional.

• Costo del servicio de impuestos de nómina

La mayoría de las compañías de nómina tienen impuestos presentar en su plan básico, pero la mayoría cobra por separado por el servicio de impuestos. Esto incluye la preparación de impuestos de fin de año, como la impresión, envío y presentación de informes W-2. Los cargos también pueden aplicarse a preparaciones de impuestos de nómina trimestrales o mensuales además del procesamiento de impuestos anual. El costo puede ser tan alto como $ 50 y más por empleado para cada transacción. Se pueden aplicar tarifas adicionales si tiene empleados en varios estados.

• Programa de nómina

Cuanto más frecuentemente paga a sus empleados, el más cargos incurrirás. Si su costo depende de su frecuencia de pago, podría terminar gastando más semanalmente o quincenalmente por empleado que mensualmente, ya que se producen menos transacciones de nómina con una nómina mensual.

Por ejemplo, para tres empleados, puede pagar $ 36.85 por semana, $ 41.85 quincenal o $ 46.85 mensual. Los servicios de nómina en línea generalmente cobran una tarifa mensual básica, independientemente de la frecuencia con que pague a sus empleados. Para reducir los costos, algunas compañías asignarían un cronograma de nómina mensual.

Dependiendo de la compañía con la que vaya, puede pagar tan bajo como $ 25 y tan alto como $ 159.57 mensualmente por una compañía en línea; se pueden aplicar tarifas adicionales.

• Entrega de cheques de pago

Algunas compañías todavía se adhieren al proceso tradicional de distribuir cheques de pago a los empleados en lugar de depósitos directos Si necesita este servicio, la compañía de nómina puede aplicar tarifas especiales fuera del servicio de mensajería terrestre estándar. Las tarifas dependen de varios factores, como el tipo de entrega, la ubicación, el proveedor de mensajería y las regulaciones estatales. Tenga en cuenta también que el costo de entrega del cheque de pago es directamente proporcional a su frecuencia de nómina.

• Costos varios de subcontratación de nómina

Lea siempre la multa imprimir al investigar empresas de nómina. Puede haber otros costos agrupados en «varios» o enterrados en los términos. Estos son pequeños cargos comunes que, cuando se acumulan, pueden costarle mucho:

• Se puede aplicar una tarifa de revisión para corregir los errores salariales causados ​​por usted; por ejemplo, no actualiza el proveedor de un aumento de sueldo o un empleado renunciado.
• Tarifa de configuración para su nueva cuenta.
• Tarifa por actualizar la base de datos de empleados, como agregar o eliminar empleados de la lista.
• Tarifas anuales cobradas en cada final del año fiscal por la presentación y presentación de informes fiscales.
• Tarifa por informe de nómina a pedido.
• Su número de empleados es más bajo que la línea base para las tarifas con descuento.

Estas tarifas juntas son lo que informaría cuánto su servicio de nómina le cobrará, por lo que el costo de su nómina puede no ser completamente igual con la próxima compañía.

• Conclusion

Para asegurarse de que no reciba un servicio excesivo o insuficiente, los expertos sugieren que trace una lista de los servicios que espera que su empresa utilice en el transcurso de un año. Hágase preguntas como cuánto planea crecer, cuántos empleados a tiempo completo, a tiempo parcial y contratados tendrá en su nómina durante todo el año, y si alguien debe un aumento o bonificación.

Decidir si necesita o no una compañía que pueda manejar diferentes impuestos estatales y federales. ¿Necesita servicios de recursos humanos además de la nómina? ¿Cuánto puede pagar por el servicio? ¿Ofrecerá a los empleados 401 (k) sy otras deducciones? ¿Con qué frecuencia desea emitir cheques de pago?

Si estas preguntas han ayudado a reducir sus opciones, se recomienda que realice una búsqueda de comentarios en línea o revise los informes de los consumidores para asegurarse de que la empresa que tiene en mente no esté atascada por toneladas de quejas. de sus clientes, tanto antiguos como nuevos. De hecho, esto es una bandera roja que debe quitarse.