¿Su equipo de negocios está por debajo del promedio en servicio al cliente y entrega? En caso afirmativo, aquí hay 25 formas seguras de aumentar la productividad y la eficiencia en los negocios.
Las encuestas han demostrado que del 80 al 90 por ciento de las personas dedican menos del 50 por ciento de su tiempo de trabajo a las cosas que dicen son sus principales objetivos Esta es una estadística bastante increíble cuando te tomas tu tiempo para pensarlo. Lo que muestra es que la mayoría de las personas son pasivas en la forma en que abordan la semana laboral.
Responden a correos electrónicos, teléfonos, reuniones y los objetivos de otras personas y regresan a casa sintiendo que han trabajado tan duro, pero en realidad no han logrado mucho.
La demanda y la necesidad de una mayor productividad ha ido en aumento debido a los avances tecnológicos , expectativa del cliente y globalización.Una empresa en un país del mundo ahora tiene que competir con otras compañías en diferentes partes del mundo que ni siquiera saben sobre su existencia.
¿Por qué trabajar para aumentar su productividad y eficiencia?
Tanto la productividad como la eficiencia son realmente importantes para construir una ética de trabajo fantástica. En un sentido genérico, la productividad se refiere a qué tan bien una organización convierte insumos como mano de obra, materiales, máquinas, capital y otros. en bienes y servicios que satisfagan una necesidad.
Hoy en día, una mayor productividad significa trabajar de manera más inteligente. La eficiencia tiende a la comparación entre lo que se produce y no lo que se puede producir con la misma cantidad de recursos. En pocas palabras, la eficiencia trata de examinar qué tan bien y libre de desperdicios está un negocio.
Aumentar su productividad y eficiencia en el trabajo no es realmente un proceso difícil, pero aún así, requiere que un individuo sea más consciente sobre cómo él o ella maneja los recursos a su disposición. Aquí hay algunas estrategias efectivas que lo ayudarán a aumentar la productividad y la eficiencia de su personal en el trabajo.
25 formas seguras de aumentar la eficiencia de la productividad en los negocios
1. Habilidades organizativas: resuelva mejorar sus habilidades organizativas y utilice un sistema de llenado en el hogar, el trabajo o en su computadora. Tanto como el 30 por ciento del tiempo de trabajo se dedica a buscar artículos extraviados. Estas son cosas que se pierden porque no se han archivado correctamente en primer lugar. Pasar un tiempo valioso para buscar información o material fuera de lugar debido a un sistema de archivo descuidado o inexistente puede ser bastante frustrante.
El mejor y más simple de todos los sistemas de archivo es un sistema de archivo alfabético. Junto con esto, es recomendable tener un registro de todos sus archivos en un solo lugar, como en su escritorio. Esta lista maestra debería darle el título de cada archivo y debería decirle dónde está ubicado el archivo.
2. Automatice tantas tareas como sea posible: siempre que sea posible automatizar una tarea, asegúrese de hacerlo. Esto se debe a que en el entorno competitivo actual, automatizar su negocio es una necesidad y no un lujo.
Al automatizar tareas monótonas, podrá ahorrar tiempo y centrar su atención en tareas más importantes que requieren un pensamiento analítico. y un toque humano.Aunque implementar la automatización en el lugar de trabajo puede ser bastante costoso comenzar al principio, pero a largo plazo, resultará bastante más barato al reducir costos y aumentar la eficiencia del negocio.
3. Interactúe más cara a cara: mientras examina enviar un correo electrónico o un mensaje de chat a un compañero de trabajo como un método para obtener respuestas y resolver problemas al pie de la letra, puede parecer una forma efectiva de obtener respuestas que buscas; pero a menudo, sin embargo, puede tener el efecto contrario. Esto se debe a que el posterior envío de mensajes de ida y vuelta puede llevar más tiempo que reunirse cara a cara.
Si bien los correos electrónicos y los chats son muy útiles en el lugar de trabajo, debe sentirse cómodo para asegurarse que se comunique con sus compañeros de trabajo en persona. Esto mantendrá el negocio en movimiento eficientemente, ya que un problema que podría resolverse en cinco minutos de chat cara a cara no terminará siendo un hilo de correo electrónico de 20 mensajes.
4. Prime time: puede aumentar su productividad teniendo en cuenta su horario de máxima audiencia. Con el horario de máxima audiencia, organizará su vida para que esté haciendo un trabajo creativo durante su horario de máxima audiencia interno. Su horario de máxima audiencia interna es el momento del día en que está más alerta y productivo.
Para la mayoría de las personas, este momento de mayor rendimiento es en la mañana cuando han descansado bien por la noche. Para otras personas, es por la tarde o por la noche.Es importante saber cuándo es su horario de máxima audiencia para programar sus proyectos más importantes en consecuencia para aumentar su productividad.
También debe tener en cuenta lo que se conoce como horario de máxima audiencia externo. Este es el momento del día en que sus clientes y clientes están más disponibles. Las personas deberían pensar en estructurar su día para su horario de máxima audiencia externo e interno.
5. Productividad de viajes aéreos: un área importante donde la habilidad organizativa es vital es el viaje aéreo. Si está en un negocio que requiere viajar de vez en cuando, debe aprovechar este tiempo para ser muy productivo.
Debido al entorno de trabajo ininterrumpido que puede proporcionar una aerolínea, puede hacerlo incluso ambiente de trabajo más efectivo que una oficina. Si planifica con anticipación y organiza su trabajo antes de partir hacia el aeropuerto, puede aumentar la productividad realizando mucho trabajo cuando está en el aire.
6. Administre su tiempo de manera efectiva: el tiempo es un recurso único, ya que no se puede almacenar y una vez que se pierde, no se puede reemplazar. Para hacer más cosas de una manera efectiva y eficiente, no hace falta decir que una buena habilidad de gestión del tiempo es esencial.
Para idear una estrategia de gestión del tiempo efectiva que funcione para usted, necesitará Conocete a ti mismo. También necesitará tener una buena comprensión de la autodisciplina y el método de organización que mejor funcione para usted.
7. Prepárese con anticipación: siempre es esencial prepararse con anticipación si desea administrar y maximizar su tiempo. Prepare su lista de trabajo para el día siguiente en la tarde o la noche anterior. Lo último que debe hacer al final es establecer el día que está por venir.
El mejor ejercicio es planificar todo el día siguiente como lo último que debe hacer antes de irse a casa. trabajo. Cuando planifique su día la noche anterior, su mente subconsciente trabajará en los planes y metas mientras está dormido.
Muy a menudo se despertará por la mañana con ideas y percepciones que se aplican al trabajo. del día. Una ventaja importante de preparar su lista diaria la noche anterior es que le ayudará a dormir más profundamente. Una de las causas de las noches de insomnio es que las personas permanecen despiertas tratando de no olvidar todas las cosas que tienen que hacer al día siguiente
Pero una vez que ha escrito todo lo que tiene en la lista, se aclara la mente y te permite dormir profundamente. Esto lo ayudará a aumentar su productividad durante el próximo día de trabajo porque estará más relajado y renovado.
8. Programe su tiempo: programar su tiempo reduce el estrés y la arena libera energía. El solo hecho de usar sus habilidades organizativas para planificar su día, semana o mes le dará una mayor sensación de control y, por lo tanto, lo hará más productivo durante todo el día.Planificar su día con anticipación también ayuda a aumentar su autoestima y mejora la sensación de poder personal.
9. Comience temprano: cuanto más tiempo pase en la planificación, más organizado estará en cada área de su vida. Muchas personas exitosas se levantan a las 5:00 a.m. o a las 5:30 a.m. para poder tener tiempo suficiente para pensar y planificar el próximo día.
Como resultado, siempre son más efectivas que las que duermen en hasta el último momento posible. Unos pocos minutos de reflexión tranquila antes de comenzar cualquier empresa pueden ahorrarle muchas horas en la ejecución de la tarea. Cuando te levantas temprano, planifica tu día con anticipación, tiendes a estar más tranquilo, despejado y creativo durante todo el día.
10. Limite las interrupciones: una de las razones por las cuales los miembros del personal encuentran difícil completar las tareas de manera efectiva se debe a las constantes interrupciones. Múltiples reuniones, alertas por correo electrónico, mensajes emergentes de chat y notificaciones de su software de gestión de proyectos interno, etc. tienen la capacidad de servir como fuentes principales de distracción. En general, suele pasar algún tiempo antes de que alguien pueda reanudar el trabajo de manera efectiva después de ser interrumpido.
Una forma de ayudar a mejorar el problema de la distracción constante en el lugar de trabajo es programar múltiples reuniones el mismo día en lugar de tenerlos varias veces y días durante la semana. Alternativamente, también puede utilizar algunas aplicaciones, como la pausa de la Bandeja de entrada, para reducir la notificación por correo electrónico.
11. Concéntrese en una sola tarea en lugar de realizar múltiples tareas: aunque muchas personas prefieren realizar múltiples tareas, no necesariamente implica que sean más efectivas o eficientes en las tareas que realizan. Además, la multitarea no es útil, especialmente si las tareas en cuestión son importantes. La multitarea implica extender su atención a muchos proyectos, lo que significa que no está completamente enfocado en ninguno.
Muy bien, se iniciarán muchas tareas, sin embargo, muchas de ellas no se completarán en tiempo o efectivamente. Si realmente quieres hacer algo, concéntrate en todo, ya que esto se hará mucho más rápido y producirá mejores resultados. Concéntrese en una sola tarea hasta que se complete.
12. Siga con el debido proceso: si tiene un proyecto en el que ya se está trabajando, intentar acelerar el proyecto puede resultar en atajos que pueden reflejarse en la calidad del producto final. Siga con el proceso ya establecido que ha sido probado y confiable para trabajar y producir los mejores resultados.
Cortar esquinas también puede resultar en la falta de un ingrediente o proceso en el proyecto, lo que puede terminar costando más tiempo y fondos. Sin embargo, esto no significa que una empresa nunca deba cambiar la forma en que se hacen las cosas.
Si debe cambiar la forma en que siempre se han llevado a cabo las cosas, asegúrese de tomarse el tiempo para sopesar deliberadamente la necesidad y las implicaciones de la situación. cambio.No solo implemente algo nuevo por capricho o porque se está ejecutando con retraso.
13. Utilice un software de gestión de tareas: un software eficaz de gestión de tareas para equipos específicos puede ayudar a todos a trabajar de la mano, tomar nota de cómo progresa el proyecto y mantenerse en sintonía con la tarea. El correo electrónico en los últimos tiempos no es la forma más efectiva de comunicarse y colaborar entre equipos. Puede utilizar tantos software de administración de tareas como Trello para permitir que la comunicación y el progreso del trabajo estén en un solo lugar. Le ayudará a evitar el estrés de tener que ir y venir con correos electrónicos.
14. Tómese un descanso: muchos estudios han demostrado que tomar un pequeño descanso mental del trabajo, como una caminata corta, puede ayudarlo a aumentar su atención y eficiencia. Intentar trabajar durante períodos de tiempo excesivamente largos en un tramo puede ser bastante contraproducente.
15. Establezca plazos autoimpuestos: aunque muchas personas ven el estrés como algo malo, no necesariamente tiene que ser así porque un nivel manejable de estrés puede ayudar a aumentar su eficiencia y productividad. Para las tareas que no tienen una fecha límite (es decir, tareas abiertas), trate de darse una fecha límite y atenerse a ella como si fuera una fecha límite real. Se sorprenderá al descubrir cuán concentrado y productivo será cuando se adjunte una fecha límite a una tarea.
16.Si es posible, delegue: intentar hacer todo solo o tratar de estar en todos los lugares al mismo tiempo puede agotar rápidamente a un individuo. Es importante tener en cuenta que no importa cuán competente sea un emprendedor o un empleado, él / ella no puede hacer todas las tareas.
En lugar de tratar de administrar micro tareas, es mejor delegar el exceso de deberes a los miembros competentes del personal. Aquí es donde entra un equipo eficiente. Al extender el trabajo de manera más uniforme, todos tendrán menos tareas y, como tal, serán más eficientes y productivos.
17. Tenga las herramientas y el equipo correctos: es realmente necesario tener las herramientas y el equipo correctos, ya que ayudará a los empleados a realizar sus tareas de manera más eficiente y puntual. Pequeñas cosas como el tiempo extra que se pasa esperando que se imprima el papeleo debido a la falta de una máquina de impresión rápida puede ser realmente contraproducente.
Los programas y equipos modernos de alta calidad realmente pueden hacer una gran diferencia en qué tan rápido se lleva a cabo el trabajo y también cómo se percibe el trabajo. Un equipo como una impresora multifunción que sirve como escáner, impresora, copiadora y fax puede ser realmente útil en el entorno de trabajo.
18. Asegúrese de que las condiciones del lugar de trabajo sean óptimas: los estudios han descubierto que la temperatura ideal de un lugar de trabajo debe estar entre 68 y 70 grados F (20-21 C).Un lugar de trabajo que hace demasiado calor o frío puede ser incómodo y distraer en el sentido de que los empleados pasarán más tiempo caminando para llegar a sus abrigos o ventiladores eléctricos. Es importante asegurarse de que los sistemas de aire acondicionado y calefacción estén en buenas condiciones de funcionamiento para la estación apropiada.
20. Practique el refuerzo positivo: para garantizar un entorno de trabajo productivo y eficiente, es necesario alentar, motivar y recompensar a los empleados cuando la ocasión lo requiera.
Aplaudan en la ocasión en que lo hicieron bien y también dar una crítica constructiva en ocasiones donde crees que sus acciones han dejado algo que desear. También es aconsejable ofrecer incentivos cuando hacen bien su trabajo. La recompensa puede ser en forma de vacaciones gratis, una recompensa en efectivo o incluso un café para llevar gratis.
Es necesario indicar el éxito de un empleado a otro personal para motivarlo y desafiarlo a que lo haga. lo mismo. Cuando desafíe a sus empleados a trabajar más duro y obtener recompensas por su arduo trabajo, tendrán algo por lo que esforzarse y es más probable que sean más productivos.
20. Reduzca el estrés en el entorno laboral: los trabajadores que operan en condiciones de intensa presión definitivamente no estarán en su mejor forma en cuanto a productividad y eficiencia. Un lugar de trabajo estresante genera malos resultados, menos productividad y un mayor nivel de desconexión.
Por lo tanto, es necesario asegurarse de que los empleados estén felices de hacer lo que hacen. A pesar de que muchos empleadores pasan por alto el poder de mostrar a sus empleados cuánto son valorados y apreciados en el lugar de trabajo a nivel personal, es muy útil.
21. Haga coincidir las tareas con las habilidades: tener una buena idea de las fortalezas, debilidades y estilos de comportamiento de sus empleados es muy esencial para garantizar que estén produciendo con la máxima eficiencia. Por ejemplo, un pensador extrovertido y creativo suele ser la mejor persona para presentar ideas a los clientes.
Sin embargo, poner al mismo individuo en una tarea intensiva en reglas y orientada a los detalles puede no sacar lo mejor de ellos a diferencia del Tarea anterior. Esperar que sus empleados sean buenos en todo es poco realista e ineficaz. Antes de delegar tareas a sus empleados, debe esforzarse por saber si él o ella son los más adecuados para realizar la tarea.
22. Mantenga las metas claras y enfocadas: no es inesperado tener empleados que son ineficientes en un entorno donde las metas y los objetivos no están bien delineados y conocidos. Si los objetivos en un entorno de trabajo no se definen y alcanzan adecuadamente, los empleados definitivamente serán menos productivos. Para contrarrestar esto, debe asegurarse de que las tareas de los empleados sean claras y lo más estrechas posible. Hágales saber exactamente lo que se espera de ellos y el impacto que tendrá su tarea en general.
23. Elimine los excesos: cuando sea posible, evite dar a los empleados tareas innecesarias más pequeñas cuando hay una tarea más grande que debe abordarse. Trate de reducir las tareas que no darán a los empleados más tiempo para concentrarse en las tareas de mayor prioridad.
Por ejemplo, si los empleados tienen que escribir un informe diario para sus supervisores, pero sus supervisores no tienen tiempo para irse a través de dicho informe, puede ser conveniente eliminar el requisito del informe. Las cosas no deben hacerse sobre la base de que son solo formalidades, ya que esto es simplemente una pérdida de tiempo y recursos.
24. Capacite y desarrolle a su personal: reducir el número de sesiones de capacitación del personal o simplemente eliminarlo por completo puede parecer una muy buena manera de ahorrar tiempo y también reducir costos, sin embargo, esto podría ser contraproducente. Obligar a los empleados a aprender su trabajo sobre la marcha puede ser extremadamente ineficiente, por lo que, en lugar de dejar que el personal tropiece aprendiendo cómo hacer cosas nuevas, tómese un día para enseñarles las habilidades necesarias que necesitan para el trabajo.
De esta forma, los habrías empoderado para que realicen las tareas ellos mismos y no pierdas tu propio tiempo en el futuro para responder preguntas simples que un entrenamiento hubiera impedido. Después de su capacitación original, es necesario alentar la educación continua de los empleados ayudándoles a expandir su conjunto de habilidades en beneficio de la organización.
Esto se puede lograr a través de entrenamiento individual, talleres, cursos, seminarios, tutoría, observación o incluso aumentando sus responsabilidades. Estas oportunidades adicionales darán a los empleados habilidades adicionales que les permitirán mejorar su eficiencia y productividad.
25. Haga revisiones de rendimiento: es casi imposible mejorar la eficiencia de sus empleados si no saben que son ineficientes en primer lugar. Aquí es donde las evaluaciones de rendimiento son útiles. Puede usarlo para medir el desempeño de su personal y luego tener una reunión privada con ellos para decirles lo que están haciendo bien y las áreas en las que están aflojando.
Después de darles la revisión, puede preguntar ellos lo que creen que puedes hacer para ayudarlos a mejorar. Pedir comentarios no solo le brindará una forma clara e inmediata de ayudar a su personal, sino que también fomentará una cultura de diálogo abierto.
