Organizar conferencias y seminarios de negocios es una de las formas más inteligentes de comercializar su negocio y crear más conciencia sobre su marca. Esto explica por qué varios miles de conferencias y seminarios de negocios se organizan cada año.
Qué tan bien va su conferencia o seminario puede determinar cómo los participantes verán su negocio o marca. Una conferencia o seminario comercial perfectamente organizado envía señales de que su negocio puede hacer las cosas bien todo el tiempo. Por otro lado, uno mal organizado creará impresiones negativas duraderas en las mentes de los participantes.
Cada proceso, viaje, empresa comercial o inversión; comienza con un plan Nada tiene éxito sin una planificación crítica y atención al detalle. Como empresario y dueño de un negocio, nunca puedes evitar realizar seminarios o hacer presentaciones de negocios. ¿Por qué digo esto ? Bueno, a continuación hay algunas razones por las cuales las presentaciones y seminarios de negocios son importantes.
Por qué organizar presentaciones de negocios y seminarios son importantes para los emprendedores
Las presentaciones y seminarios de negocios son importantes para el proceso de:
- Lanzamiento de inversores
- Recaudación de capital
- Lanzamiento de productos
- Capacitación de empleados
- Dirigirse a clientes y partes interesadas
- Conferencias
- Defensa de un proyecto o propuesta comercial
La mayoría de las veces, las conferencias y seminarios de negocios parecen funcionar perfectamente con todos los eventos que fluyen sin problemas según el horario. Sin embargo, en realidad, se debe hacer mucho para que eso suceda. Organizar una conferencia o seminario exitoso requiere una extensa planificación y preparación. Se debe hacer mucho para crear la atmósfera adecuada, así como una experiencia beneficiosa para los participantes. Estos son los pasos necesarios para organizar una conferencia o seminario comercial exitoso.
7 formas inteligentes de organizar una conferencia o seminario comercial
1. Seleccione un tema o tema
El tema o tema de su evento determinará la configuración, el público objetivo o los participantes, los invitados y el enfoque de marketing.En general, una conferencia o seminario de negocios para una industria en particular tendrá como participantes a aquellos que realizan negocios dentro de esa industria o los clientes objetivo de las empresas dentro de esa industria.
Además, el tema o tema de su conferencia o seminario de negocios determinará el tipo de canales de comercialización que se utilizarán para la publicidad, así como las personas que integrarán el equipo de comercialización. Por ejemplo, una conferencia de negocios o seminario sobre marketing en Internet probablemente dependerá de los canales de marketing en línea, ya que se puede llegar al público objetivo en línea, no fuera de línea.
2. Seleccione un lugar
La selección del lugar para su conferencia o seminario de negocios depende de múltiples factores. Estos incluyen el número esperado de participantes, la presencia de invitados de honor o invitados internacionales, actividades durante el evento, etc.
Una conferencia o seminario de negocios típico de aproximadamente 100 a 200 participantes puede organizarse fácilmente en una sala de seminarios de un hotel, posiblemente en un aula o en un teatro. Sin embargo, los eventos de 500 a 1,000 o más participantes requerirán una gran sala, auditorio o centro de convenciones.
La ubicación y el estándar de calidad del lugar también son importantes, especialmente si se espera que asistan invitados VIP o extranjeros. Con esto, necesitará una ubicación de buena reputación con un entorno atractivo e instalaciones de buena calidad. Seguro que no desea invitar a personas VIP a un seminario de negocios que se celebre en un lugar conocido por ser un barrio bajo.
3. Cree un plan de marketing
Debe crear un plan de marketing que comience por determinar si su seminario tiene mucha demanda o no para atraer a los asistentes. Incluso cuando realice un taller interno, debe identificar las razones por las cuales las personas deberían asistir a su evento, esto lo ayudará a planificar su contenido.
También debe determinar cómo llegará a sus asistentes, y cuánto le costará llegar a ellos. ¿Vas a llegar a ellos mediante el uso de publicidad impresa directa, correo o marketing en redes sociales? También debe determinar cuánto cobrar a sus asistentes. Puede verificar qué talleres similares representa y cobra. Sin embargo, debe tener en cuenta que su objetivo de organizar el seminario o taller determinará si la asistencia a su seminario será gratuita o tendrá un costo.
4.Determine el contenido del seminario
Antes de organizar un seminario o hacer una presentación, primero debe determinar cuál es su tema, dónde obtendrá la información, quién la entregará y cómo la información ser presentado a la gente. También es posible que necesite agregar un programa o agenda, con el tiempo de inicio y finalización para cada parte del seminario. No te olvides de agregar los descansos. Además, escriba una lista de los materiales que necesitará, como un libro de trabajo, los oradores que invitará y folletos de conferencias.
5. Escriba una lista de la logística que se requerirá para el evento
Anote el costo de reservar una ubicación o lugar y haga los arreglos para los asientos, una mesa de registro, necesidades audiovisuales, proyector, un podio y refrescos. Depende de usted determinar si traerá alimentos y bebidas al área, o si utilizará la restauración en el lugar.
6. Cree y envíe invitaciones
Sus invitaciones pueden variar desde una simple impresión de Microsoft Word hasta un diseño elegante creado por un diseñador gráfico profesional. Todo depende del tamaño y la formalidad de su conferencia o seminario.
Para que sus participantes tengan tiempo suficiente para planificar su asistencia, debe enviarles invitaciones con semanas de anticipación al evento. Sin embargo, no haga esto con tanta anticipación que puedan olvidarse antes de que llegue la fecha real, como enviar invitaciones siete meses antes de la fecha del evento.Alternativamente, puede enviar sus invitaciones por correo electrónico. Pero tenga en cuenta que algunos destinatarios pueden no recibir invitaciones por correo electrónico debido a filtros de spam excesivamente celosos.
7. Comience a comercializar
El marketing es el La tarea más crítica y desafiante involucrada en la organización de una conferencia o seminario de negocios, y es el determinante más vital del éxito de su evento. Esto se debe a que el número de participantes que se presentan para su evento depende en gran medida de sus esfuerzos de marketing. Del mismo modo, si su evento alcanzará o no sus objetivos depende en gran medida del marketing. Por lo tanto, debe adoptar la estrategia de marketing adecuada para atraer una asistencia impresionante.
Dependiendo de su público objetivo, deberá centrarse más en el marketing en línea o fuera de línea. Las técnicas fuera de línea incluyen la distribución de volantes y folletos, publicidad en periódicos y revistas, publicidad en televisión y radio, etc. Las técnicas en línea incluyen publicidad paga, marketing en redes sociales, marketing por correo electrónico, etc.
8. Establezca todo lo demás
Dado que el propósito de su evento es para transmitir un mensaje a los participantes, debe preparar sus materiales de presentación antes del evento. Probablemente desee crear una presentación de PowerPoint para tener una referencia visual cuando usted o sus oradores presenten material.
No se olvide de proporcionar bolígrafos y escribir notas disponibles para los participantes, especialmente si el tema de su conferencia o seminario de negocios requiere que se anule mucho. Además, debe decidir cómo entretendrá a sus participantes e invitados. Si su conferencia o seminario durará algunas horas, deberá ofrecer almuerzos o refrigerios. Si comienza en la mañana y se extiende durante la hora del almuerzo, deberá proporcionar el almuerzo.
También debe crear etiquetas de nombre y una hoja de inicio de sesión. Es bueno que los participantes puedan ver el nombre de otras personas y de dónde son inmediatamente después de reunirse con ellos.
Otra cosa que no debe olvidar hacer es promover su negocio, especialmente si ese es su principal objetivo para organizar el evento. . Cree folletos y otros materiales promocionales sobre su negocio y colóquelos en las mesas de los participantes. Con los pasos anteriores tomados, puede organizar el lugar un día o dos para el evento y asegurarse de que todo esté configurado.
