Cada negocio necesita un buen sistema de contabilidad para su supervivencia. Por contabilidad, me refiero al libro de caja, registros de nómina, factura de venta, libro de crédito, libro de compra de crédito, libro de débito, comprobantes de pago en efectivo, registros de nómina, registros de activos, libro de acciones y libro de transacciones bancarias.
Antes de la era de internet, todos estos libros se mantuvieron por separado y manualmente; por lo tanto, es muy estresante mantener existencias especialmente para grandes organizaciones. Pero hoy en día, hay software de cuentas que hace que el trabajo de mantener registros contables de los negocios sea tan fácil. En este artículo, analizaré temas como las ventajas de la contabilidad para las pequeñas empresas y los 10 consejos principales para principiantes.
3 Importancia de un buen sistema de contabilidad para principiantes
- Le ayuda a evaluar el rendimiento de su negocio: un buen sistema contable le ofrece una visión general exhaustiva del rendimiento financiero de su negocio. Si no tiene un registro contable, ¿cómo sabrá si su negocio está creciendo o se está depreciando ?Por lo tanto, los registros de su cuenta lo ayudan a saber si su negocio está creciendo, estancado o en desuso.
- Le ayuda a administrar el flujo de efectivo y cumplir con los plazos -: La administración del flujo de efectivo significa saber lo que hace con El efectivo que entra en la organización. Su sistema de contabilidad lo ayuda a conocer las áreas que necesitan efectivo. Por ejemplo, es posible que se necesite efectivo para financiar sus deudas, o hacer renovaciones importantes u ordenar nuevas acciones, y es su sistema de contabilidad el que lo ayudará a saber esto. En resumen, ningún negocio crecerá aún más sin un buen sistema de administración de efectivo. Además, sus libros de contabilidad lo ayudan a saber cuándo deben pagarse facturas como su alquiler.
- Necesario para el establecimiento de objetivos comerciales -: Su sistema contable ayudará cuando establezca nuevos objetivos comerciales para la semana, mes o año, ya que ver el desempeño comercial del último año financiero lo ayudará a proyectar y establecer metas para el Año Nuevo y planificar con anticipación el negocio.
Ahora que tiene visto la importancia de un buen sistema de contabilidad para una empresa o empresa, es hora de mencionar consejos de contabilidad que ayudarán a mantener en orden sus libros o software de contabilidad. No debe ser un contador profesional para tener un buen sistema de contabilidad, le proporcionaré 10 consejos que ayudarán a los principiantes a gestionar mejor su contabilidad comercial.
5 métricas contables importantes para propietarios de pequeñas empresas que deben conocer
Warren Buffett, el inversor más rico del mundo, dijo una vez que « la contabilidad es el lenguaje de los negocios » y creo que es la verdad en su totalidad. Hay varias métricas contables que los empresarios y gerentes deben comprender para administrar un negocio con éxito, pero a continuación se presentan cinco de estas métricas comerciales. Si está listo, entonces procedamos.
a. Flujo de caja
El aspecto más importante de cualquier negocio es el flujo de caja. Incluso un negocio rentable con grandes márgenes, ventas en auge, un producto innovador y saldos saludables en el inventario y las cuentas por cobrar puede fallar si no puede acceder al efectivo necesario para mantener las operaciones diarias. Controlar el flujo de caja es uno de los aspectos más importantes de las tareas de cualquier gerente de pequeña empresa.Algunos conceptos clave del flujo de efectivo a tener en cuenta son:
- Cuando el crédito se extiende a los clientes en las ventas, los ingresos en efectivo van a la zaga de las ventas reales
- Un pequeño aumento en las cuentas por cobrar puede tener un impacto significativamente negativo en las reservas de efectivo
- Los clientes generalmente retrasarán el pago siempre que puedan para aprovechar su propio efectivo
si una empresa sufre problemas de flujo de efectivo, pero todas sus otras métricas son saludables, los gerentes podrían considerar algunas de las siguientes medidas para apuntalar las reservas de efectivo y evitar deficiencias de flujo de efectivo en el futuro:
- Aplicar una mejor gestión de inventario – inventario puede vincular una porción significativa de las reservas de efectivo de una empresa
- Ofrecer descuentos a los clientes que pagan en su totalidad dentro de un cierto período de tiempo – si el efectivo es bajo, mantener suficiente efectivo para mantener el negocio en marcha puede ser una prioridad más alta que recaudar un poco más de ingresos en el futuro.
- Busque formas de aprovechar el crédito al comprar : comprar inventario con condiciones de crédito o pagar gastos de capital importantes en cuotas puede liberar valioso efectivo
b.Márgenes brutos
El margen bruto de una empresa ( ventas menos costos directos ) es la cantidad de dinero restante después de los costos directamente asociados con la venta del producto, p. ej. la producción laboral, las materias primas, el envío se contabilizan. Este número afecta directamente la capacidad de una pequeña empresa para obtener ganancias; por lo tanto, administrar adecuadamente los márgenes brutos es una de las claves para garantizar que una empresa pueda alcanzar la rentabilidad.
Por ejemplo, una panadería puede acercarse a su capacidad de producción, pero aún no generar ganancias si su precio es tan bajo que no genera suficientes ingresos para cubrir sus gastos fijos. Sin comprender el margen bruto y poder identificar los márgenes brutos bajos como el problema, el hipotético propietario de una panadería podría tomar malas decisiones para compensar las pérdidas del negocio, como bajar los precios para aumentar su capacidad de competir con otros negocios.
Administrar los márgenes brutos puede ser complicado, ya que el propietario de la empresa debe tener en cuenta constantemente a la competencia al administrar los precios. Sin embargo, conocer el margen bruto exacto de cada venta es crucial para la operación de una pequeña empresa.
c. Días de ventas pendientes
Si el flujo de efectivo es el rey, entonces es lógico que la administración de cuentas por cobrar sea un aspecto vital para administrar una pequeña empresa.Días de ventas pendientes, o DSO, es el número de días que le toma a una compañía cobrar efectivo después de que se realiza una venta. Un DSO alto significa que la compañía tarda más en cobrar sus cuentas por cobrar. El DSO se calcula dividiendo las cuentas por cobrar por el total de ventas a crédito y multiplicándolo por el número de días que se tarda en cobrar.
El DSO es importante debido a su efecto significativo en el flujo de caja. Un DSO más bajo significa que la compañía tiene más oportunidades de reinvertir los fondos para hacer crecer la compañía. Para los problemas de flujo de caja de la empresa, reducir el DSO puede ser incluso esencial para la supervivencia.
d. Ventas
Ningún negocio en la tierra puede sobrevivir sin ventas. Incluso las nuevas empresas de tecnología que dependen de la adquisición gratuita de usuarios para ganar cuota de mercado deben ser adquiridas por una empresa que pueda aprovechar a sus usuarios en las ventas. Una empresa puede tener un alto margen bruto y bajos costos fijos, pero sin ventas, está condenada al fracaso.
e. Responsabilidad fiscal
Todo propietario de una pequeña empresa debe ser plenamente consciente de las obligaciones fiscales que conlleva la operación de una empresa. Desde los impuestos federales hasta los impuestos estatales y los impuestos municipales, no hacer un seguimiento de la responsabilidad tributaria de su empresa puede afectar gravemente el panorama financiero de una empresa.
Aunque las pequeñas empresas pueden no tener tanto espacio para maniobrar sobre los impuestos como las grandes Las empresas, la estructuración de una pequeña empresa para minimizar la responsabilidad fiscal puede ser crucial para el éxito de una empresa.Mediante una planificación adecuada, seleccionando la estructura legal correcta, haciendo las deducciones correctas y la preparación adecuada de la declaración de impuestos, las pequeñas empresas pueden minimizar sus obligaciones fiscales y garantizar que no haya sorpresas desagradables del IRS que puedan paralizar el negocio.
10 consejos de contabilidad para propietarios de pequeñas empresas / principiantes
1. Conozca los conceptos básicos de contabilidad y teneduría de libros : a menos que tenga el dinero para contratar a un contador profesional, debe aprender conceptos básicos de contabilidad y cómo mantener libros de contabilidad. Esto le ahorrará mucho dinero que gastará en contratar los servicios de un contador profesional. Existen cursos gratuitos en línea sobre contabilidad básica y contabilidad que lo ayudarán a comenzar.
Regrese a las raíces de la contabilidad y familiarícese con los procedimientos de contabilidad, aunque no tenga la intención de ser contable. Tal vez haya delegado la tarea de la contabilidad a un empleado o su socio comercial, pero eso no debería significar que las bases siempre estarán cubiertas. Es su deber como emprendedor saber todo sobre su negocio.
2. Mantenerlo separado : Un gran error que cometen la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas es que no separan transacciones comerciales de transacciones personales. Imagine tener una cuenta bancaria única para gastos comerciales y personales, comenzará a hacer gastos personales con dinero destinado a negocios.Tenga una cuenta bancaria separada para su negocio y otra para uso personal. Además, debe separar sus gastos personales de los gastos comerciales.
3. Manténgalo simple -: si no puede comprender los detalles de cada uno de sus libros de contabilidad de un vistazo, entonces significa que no lo estás manteniendo simple. Tenga un libro separado para sus gastos, sus ingresos, sus deudas y muchos más; Para que puedas, no termines confundiéndote a ti mismo.
Debes tratar de hacer que el mantenimiento de tus registros sea lo más simple posible. Los primeros años de su negocio deben servirle como un proceso de aprendizaje y usted debe desarrollar sus métodos de contabilidad lentamente. Apresurarse en cosas que son complicadas a veces puede ser una vía para el desastre, y sumergirse en algo que realmente no comprende completamente es simplemente abrumador.
4. Considere cada pequeño detalle – : Hay algunos gastos pequeños que tendemos a pasar por alto, que se suman y se vuelven problemáticos para nosotros en el futuro. Los gastos que hizo o contrató los servicios de un trabajador, los pequeños incentivos que le da a su empleado deben registrarse en sus libros de contabilidad, porque lo considere o no, son parte de su ingreso de crédito o gastos.
5. Obténgalo en línea : mencioné anteriormente que hay un software de contabilidad que lo ayudará a hacer su tarea de contabilidad más fácil y menos aburrida.Los ejemplos de software de contabilidad en línea que puede utilizar para su negocio incluyen: Kashoo, Invocera, Xero y Quickbooks en línea. También puede optar por el almacenamiento en la nube de sus datos para ayudarlo a tener acceso a ellos cuando lo desee y evitar la pérdida de datos porque la contabilidad sin papel es lo principal ahora.
6. Revisión periódica -: siempre establezca el tiempo constantemente para equilibrar y conciliar sus libros de contabilidad tanto en línea como fuera de línea. Puede ser semanal o mensual; lo que funcione para ti. De esta manera, se mantendrá por delante de sus finanzas y sabrá cuándo su negocio comienza a fallar. Siempre debe tomar nota de sus saldos de cuenta mensuales e incluso diarios. Si alguien lo está haciendo por usted, que es lo necesario, siempre tómese el tiempo para verificar ocasionalmente y asegurarse de que se está haciendo.
7. Revise sus informes de impuestos -: como dueño del negocio, hay ciertos impuestos que se espera que pague, y se espera que los pague en la fecha de vencimiento. Siempre implique su pago de impuestos como parte de sus gastos para evitar que se acumulen multas por falta de pago. Esta es una forma de deuda evitable que puede evitar.
8. Controle sus gastos para verificar los gastos no deseados -: Hay algunos gastos que realiza de vez en cuando que no Contribuir al crecimiento positivo de los negocios. Estos son gastos que su negocio y sin ellos. Revise sus libros, encuentre esos gastos y encuentre la forma de recortarlos.
Hacer y ajustarse al presupuesto siempre ayudará a mantener los gastos en línea, y le permite ver los resultados reales que reflejan los planificados. Esto seguramente lo ayudará a guiar sus gastos y mantener sus ganancias altas.
9. Lleve un registro de sus deudores -: La venta de crédito en el negocio es inevitable, siempre haga un seguimiento de sus deudores . Si es posible, abra un libro de cuentas del deudor para realizar un seguimiento de ellos y envíeles recordatorios de vez en cuando para recordarles que paguen según necesite el dinero para administrar su negocio.
10. Emplee los servicios de un profesional : en la medida en que mencioné que es más barato mantener sus registros contables, pero si en algún momento comienza a confundirse, no dude en buscar el asesoramiento o los servicios de un Contador profesional. Además, a medida que su negocio comienza a crecer y expandirse; Los servicios de un contador profesional pueden volverse inevitables. Busque un contador que trabaje con usted. En caso de duda, es muy importante invitar o llamar a un contador que trabaje con usted y que también lo ayude a cumplir con todas sus metas u objetivos financieros.
11. Aplique dos métodos, tanto la contabilidad electrónica como el papel
La contabilidad en papel puede no parecer útil, pero créelo, es realmente digno. Para muchos, la contabilidad electrónica es fácilmente un confuso desorden de números de desequilibrio que no tiene ningún sentido.El mantenimiento de registros en papel siempre se siente más práctico y, en muchos casos, es más fácil descubrir dónde te has equivocado. Asegúrese de mantener copias impresas de documentos importantes en casos de emergencias si prefiere trabajar en las computadoras.
En conclusión, es importante que sepa que ninguna empresa puede funcionar con éxito sin la documentación contable y financiera adecuada. Entonces, cuanto antes comience a configurar un proceso de contabilidad para su negocio, mejor para usted y su negocio.
