¿Desea solicitar subvenciones de ONG pero no sabe cómo hacerlo? escribir una propuesta? En caso afirmativo, aquí hay 11 pasos para escribir una propuesta de subvención para la financiación de una organización sin fines de lucro.
A decir verdad, la redacción de subvenciones no es un proceso fácil, pero puede proporcionar una organización sin fines de lucro con los fondos tan necesarios que requiere para lograr sus objetivos. Solo en el año 2014, más de 70 mil millones de dólares fueron otorgados por fundaciones y corporaciones, según Charity Navigator. Esto significa que si una organización sin fines de lucro puede «defender su caso» adecuadamente, puede tener su parte de los muchos miles de millones de dólares que salen cada año para ese propósito.
La escritura de subvenciones no es solo difícil, también puede ser abrumador, confuso y, por supuesto, lento. De hecho, muchas personas que comienzan una organización sin fines de lucro no tienen idea de cómo escribir una buena propuesta de subvención. Sin embargo, dominar el arte de escribir propuestas de subvenciones es muy importante, más aún cuando obtener una subvención puede resultar en el éxito de la organización sin fines de lucro.
La redacción de propuestas de subvención es aún más desalentadora si se considera el hecho de que las agencias de subvenciones reciben miles de aplicaciones que compiten por un solo premio. Es posible que todas estas organizaciones tengan una causa que valga la pena, pero la subvención solo se destinará a aquellas que se mantengan erguidas y por encima de la multitud. Lo que dices y cómo lo dices es tan importante como la causa por la que buscas la subvención porque incluso la causa más noble que se acompaña de una propuesta de subvención muy pobre definitivamente no recibirá la subvención.
Una subvención ganadora debe cumplir con dos de estos parámetros;
- Informativo y atractivo : esto significa que la propuesta de subvención tiene para ser claro, conciso, convincente y libre de cualquier ambigüedad.
- Libre de errores tipográficos y gramaticales : es posible que desee que otra persona que no sea el autor haga la edición. O bien, es posible que desee contratar a un redactor profesional, o un redactor profesional de subvenciones, para obtener una ventaja competitiva adicional en la obtención de fondos de subvenciones.
Aunque no hay consenso sobre qué es una escritura de subvención perfecta es decir, ciertamente hay pasos que uno puede seguir para aumentar las posibilidades de una organización de obtener una subvención.Estos son los pasos necesarios para redactar una propuesta de subvención para una organización sin fines de lucro.
11 pasos para redactar una propuesta de subvención para una organización sin fines de lucro
1. Carta de consulta o carta de presentación: es de suma importancia que su propuesta de subvención sin fines de lucro tenga una carta de presentación sólida. Una carta de presentación ideal debe presentar su organización, su misión, y específicamente declarar lo que está pidiendo. Esto incluye la cantidad exacta de fondos que desea.
La carta de presentación debe ser sucinta, única y novedosa. Simplemente no debe contener exactamente lo mismo que su propuesta en sí. La carta de presentación es su oportunidad de informar a su financiador por adelantado que comprende los objetivos de su agencia y que su subvención cumple con sus requisitos. Aquí hay algunos consejos para escribir una buena carta de presentación;
- Dirija su carta de presentación a una persona, asegurándose de que sea la persona correcta.
- Limite su carta de presentación a una página con tres o cuatro párrafos.
- Incluya una declaración de apoyo al proyecto por parte de su junta directiva.
- No incluya una carta de presentación en las solicitudes de subvención federales o estatales, a menos que solicite específicamente uno.
2.Resumen ejecutivo: su propuesta de subvención propiamente dicha debe comenzar con un resumen ejecutivo. Esta puede ser una de las secciones más difíciles de escribir en una propuesta de subvención porque tiene que ser completa pero breve. Los examinadores suelen utilizar esta primera sección para decidir si vale la pena dar su propuesta al siguiente paso.
Un buen resumen ejecutivo debería captar la atención y dejar al lector con ganas de más. Aquí, deberá resumir el contenido de toda la propuesta en unas pocas declaraciones concisas que deberán explicar claramente el problema, las soluciones, la solicitud de financiación y los antecedentes de la organización. Incluya suficiente información para responder preguntas sobre elementos clave de la propuesta y explique las capacidades de su organización sin fines de lucro. Aquí hay consejos para escribir un resumen ejecutivo:
- Identifique su organización.
- Incluya su declaración de misión.
- Enfatice los puntos clave de su propuesta de subvención.
- Comunique claramente la necesidad de su programa.
- Indique el costo del proyecto y la cantidad que solicita.
- Indique el período de tiempo para el proyecto.
- Indique los resultados que se esperan de su proyecto.
3. Declaración de necesidad: a continuación, tendrá que elaborar su declaración de necesidad utilizando datos y estadísticas bien investigados sobre el tema en cuestión.Por ejemplo, si la necesidad es proporcionar tutores extracurriculares, use datos del distrito escolar local e investigue sobre la efectividad de la tutoría para mejorar el rendimiento académico.
Use números y hechos para dibujar y explicar cómo La subvención ayudará a su organización sin fines de lucro a responder a la necesidad. Una solicitud de fondos de capital u operación tendrá un tipo diferente de declaración de necesidad que explica la importancia del proyecto de capital, como la construcción o una compra importante, o la necesidad de fondos para cubrir un déficit financiero. Aquí hay algunos consejos para escribir una declaración de necesidades;
- Asegúrese de que su declaración de necesidad esté bien escrita y sea fácil de leer.
- Utilice datos cuantitativos: análisis estadístico, tendencias y opiniones de expertos que respaldan su argumento.
- Haga referencia a investigaciones acreditadas, literatura y datos comparativos para respaldar su argumento.
- Explique su marco de tiempo y por qué es crucial obtener fondos ahora.
4. Descripciones, metas y objetivos: describa el proyecto desarrollado para abordar la necesidad. Esto debe incluir el período de financiación, los objetivos que el proyecto pretende alcanzar, los resultados esperados, la dotación de personal, las asociaciones con otras organizaciones y participantes.
Deberá describir la logística del proyecto, como la ubicación y el marketing. .Por ejemplo, si está ejecutando un proyecto de tutoría, puede declarar que sus objetivos son mayores niveles de lectura o calificaciones más altas para 50 estudiantes que reciben tutoría tres días a la semana durante el año escolar.
Sus metas serán amplias declaraciones, y puede ser abstracto. Pero es fundamental que los objetivos de su propuesta sean concretos, precisos y medibles. Los objetivos son declaraciones explícitas sobre cómo trabajará para alcanzar su objetivo general. Consejos para escribir los objetivos de su propuesta:
- Use términos cuantificables.
- Identifique a quién o cuáles serán sus objetivos.
- Asegúrese de que sus objetivos sean medibles y realista.
- Los objetivos deben ser consistentes con su declaración de necesidad.
5. Monitoreo y evaluación: incluya en la sección del proyecto su plan para monitorear y registrar las actividades del proyecto y generar un informe final que incluya el uso de los fondos. Puede explicar que el personal se reunirá mensualmente; que utilizará encuestas de padres y maestros, informes de calificaciones y observación de tutores para medir el éxito; y que compilará un informe del proyecto que incluya un estado financiero. Consejos para escribir la sección de evaluación:
- Asegúrese de que esta sección sea consistente con sus métodos y objetivos.
- Indique cómo la evaluación medirá si cumplió con sus objetivos.
- Indique cómo utilizará los resultados.
- Especifique si realizará una evaluación interna o contratará ayuda externa.
6. Presupuesto: la sección de presupuesto es su oportunidad de mostrar un desglose del dinero que necesita, no sea tímido. Reducir su presupuesto no aumentará sus posibilidades de obtener la subvención. Su presupuesto deberá incluir los detalles de los gastos totales en los que incurrirá el proyecto.
Incluya todas las fuentes de ingresos esperados, incluida la base para la cual está escribiendo la propuesta. Solo tiene sentido que su ingreso total esperado no exceda sus gastos. Es mejor que coincidan entre sí.
Su presupuesto debe hacerse profesionalmente si tiene la intención de ganarse las revisiones. Prepare una descripción del presupuesto en formato de tabla o con pestañas que expliquen cada línea del presupuesto, que proporciona cálculos para elementos como retención de nómina, utilidades y millaje.
También debe incluir todos los ingresos esperados ya sean ganados o contribuidos. Cuanto más apoyo comunitario reciba su organización sin fines de lucro, más estimulados estarán los revisores. También preste mucha atención a cualquier material suplementario solicitado por la agencia otorgante, como una carta de exención de impuestos del IRS o estados financieros. Aquí hay algunos consejos para escribir esta sección;
- Asegúrese de que todas las cifras sean 100% precisas.
- Especifique los costos directos: los gastos para los cuales se utilizará el financiamiento de la subvención solicitada.Los costos directos incluyen personal, beneficios adicionales, viajes, equipo y suministros.
- Especifique todas las fuentes de ingresos y contribuciones, incluidos los servicios voluntarios calculados al «valor de mercado».
- Indique todos indirectos costos y gastos generales asociados con los gastos administrativos.
7. Sostenibilidad del proyecto: todas las agencias de subvenciones quieren asegurarse de que los fondos que otorgan no solo producirán resultados fructíferos, sino que facilitarán los esfuerzos futuros a través de la sostenibilidad del proyecto, con o sin su ayuda adicional. Si ha escrito una buena propuesta de proyecto, el revisor querrá saber cómo continuará su organización sin fines de lucro a largo plazo.
En esta sección, el escritor debe indicar lo que tiene en mente para la organización sin fines de lucro en el futuro después de que se haya utilizado el dinero de la subvención solicitada. En otras palabras, dígale al otorgante cómo su organización recaudará dinero para continuar sus programas en el futuro. Su plan de financiación futuro puede incluir una combinación de estrategias y fuentes. Estos son algunos consejos para escribir la sección de sostenibilidad:
- Resuma los planes de recaudación de fondos futuros específicos.
- Proporcione un plan de cómo afectará estos planes.
- Asegúrese de que sus planes sean realistas, dados sus recursos.
- Incluya información sobre la contratación de personal adicional o contratistas independientes, si es necesario.
8.Historial e información de la organización: deberá proporcionar una visión general clara del historial de su organización. Asegúrese de que esta sección no sea demasiado grande. Idealmente, debería ser solo unos pocos párrafos. Incluya su fecha de fundación, misión, propósito caritativo, programas que opera, poblaciones a las que sirve y sus principales logros. Consejos para escribir la sección de información de la organización;
- Escriba como si el financiador escuchara a su organización sin fines de lucro por primera vez.
- Dé el nombre completo y legal de su organización sin fines de lucro y su estado legal.
- Nombre a los miembros de su junta, personal y voluntarios.
- Indique la ubicación de su sede y cualquier sitio satélite.
- Incluya información financiera, como Donaciones anuales y presupuesto.
9. Conclusión: escriba la sección de conclusión, que debe ser sobre un párrafo, para reiterar su solicitud y necesidad en una sola oración y explicar cómo su organización sin fines de lucro sostendrá el proyecto cuando finalice la financiación. Agradezca a la fundación por la oportunidad e incluya una apelación final de asistencia.
10. Incluya líneas para la fecha y la firma y el título del presidente sin fines de lucro o presidente de la junta. Algunas organizaciones sin fines de lucro y fundaciones requieren las firmas en el documento para confirmar la autorización para presentar la propuesta.
11. Prueba de lectura: finalmente, debe corregir lo que escribió para asegurarse de que esté libre de cualquier tipo de error tipográfico o gramatical.Idealmente, es mejor hacer que otra persona que no sea el escritor lea la propuesta de subvención. Pídale a un compañero de trabajo o colega que revise la propuesta por errores de hecho o gramaticales, pulcritud y legibilidad. También puede externalizar la lectura de pruebas a un profesional.
Aquí hay consejos adicionales que pueden ayudarlo a aumentar en gran medida sus posibilidades de obtener una propuesta de subvención para su organización sin fines de lucro;
Adicional para redacción una propuesta de subvención para una organización sin fines de lucro
a. Debe hacer su mejor esfuerzo para investigar varias fundaciones y otorgar oportunidades de escritura para su organización. Comprométase con esto de antemano.
b. Si no está capacitado para escribir, lo mejor es contratar a un escritor experto en propuestas de subvenciones para que lo haga por usted. Alternativamente, puede capacitar a sus empleados existentes sobre cómo escribir propuestas de subvención. De lo contrario, los errores menores podrían dejarlo sin una subvención y perder un tiempo precioso.
c. El proceso de redacción y presentación de una propuesta de subvención puede llevar mucho tiempo y recursos y, como tal, solo debe comprometerse a solicitar una subvención si:
- Coincide con todas las calificaciones de la fundación
- Está dispuesto a investigar y escribir solicitudes personalizadas para cada fundación
- Solicita solo los tipos de financiación que ya identificó que está buscando en su plan de recaudación de fondos. (por ejemplo, ¡no decida solicitar fondos de capital si realmente necesita fondos sin restricciones!)
d.Esté preparado para enfrentar el rechazo: tendrá que comprender que la mayoría de las solicitudes de subvención por primera vez casi nunca tienen la oportunidad de obtener la subvención. Es poco común que se acepte una subvención sin una relación existente con la fundación, y como toda recaudación de fondos, no puede significar «no por ahora». La redacción de la subvención es la más adecuada para aquellos que son pacientes de corazón.
f. Primero obtenga una segunda opinión: cuando haya terminado con su propuesta de subvención, debe obtener la opinión de un revisor objetivo. Puede ser un amigo o un colega que no sabe nada sobre su organización sin fines de lucro. Si la persona entiende la propuesta y se inspira en ella, entonces sabe que está en el camino correcto. Sin embargo, si la persona lo encuentra complicado y difícil de entender, entonces es posible que deba volver al tablero de dibujo.
g. Recuerde la regla del 12/12/12: intente imaginar que usted es el oficial de revisión, es casi medianoche y ha estado revisando las propuestas de subvención durante las últimas 12 horas. Su propuesta es la duodécima en la pila.¿Cómo va a llamar su atención su propuesta? ¿Cómo va a lograr que esta persona se sienta apasionada por su organización sin fines de lucro como lo hace usted? La clave está en la historia que cuenta.
h. Haga que su propuesta esté orientada a la solución: el objetivo de su propuesta no es educar y movilizar al público. Debe presentar su propuesta de tal manera que convenza a las personas de que está familiarizado con el problema que está tratando, pero debe, ante todo, centrarse en lo que va a hacer sobre el problema o no necesita el problema en sí.
i. Abordar problemas específicos con soluciones generales: una propuesta exitosa proporciona una imagen clara de lo que su organización hará para abordar el problema en cuestión. No solo hable sobre el problema, proporcione detalles específicos sobre las acciones que tomará para resolver el problema.
j. Asegúrese de que su presupuesto tenga sentido: algunas personas incluyen presupuestos que tienen errores y esto va en gran medida para socavar la credibilidad de la organización sin fines de lucro. El presupuesto no solo debe sumarse, sino que también debe respaldar la lógica de la narrativa de las propuestas.
k. No regurgite frases de las pautas de los financiadores: solo pegar frases de las pautas de los financiadores en su propuesta no dará como resultado la financiación. Todas las buenas propuestas deben ajustarse a las pautas básicas, pero lo importante es decir cómo y por qué encajan.Cortar y pegar solo dice que has leído el sitio web de los financiadores.
l. Asegúrese de que sus necesidades estén claramente destacadas: ¿Por qué solicita una subvención en particular? «Porque necesitamos financiación» no es una respuesta aceptable. Para aumentar sus posibilidades de ser aceptado, describa claramente la necesidad de que su proyecto satisfaga en la comunidad y cómo tendrá un impacto significativo para el bien.
m. Diríjase a un proyecto específico para su propuesta : la mayoría de las subvenciones se otorgan a una causa en particular en lugar de simplemente abrirlo para apoyo general. Es mejor enfocar sus esfuerzos de solicitud de subvención en un solo proyecto porque le dará una ventaja. Además, debe ser detallado: esto mostrará que ha pensado claramente cómo se ejecutará el proyecto.
n. No postergue : ya se ha mencionado innumerables veces que el proceso de redacción de la subvención puede ser tedioso y largo. En este sentido, solo tiene sentido que comience a preparar y escribir la subvención mucho antes de la fecha límite para la presentación. Si su subvención fue escrita a toda prisa, definitivamente lo contará. Si es posible, nunca envíe su solicitud por la noche o por correo urgente. Apresurar una propuesta cuesta dinero extra y puede indicar al donante que su organización es un administrador de fondos pobre.
o. Presta mucha atención a los detalles : algunas bases pueden ser muy exigentes.Pueden exigir que su propuesta de subvención debe tener una determinada longitud de página, márgenes de página, tipo de letra, etc., asegúrese de seguir las especificaciones. Incluso si estos detalles menores no le parecen importantes como individuo, debe saber que los donantes tienen su razón para hacer tales especificaciones y, como tal, debe respetarlos, corre el riesgo de que su solicitud sea arrojada al basura. No haga todo ese trabajo solo para que su propuesta sea rechazada debido a la logística.
p. No envíe archivos adjuntos innecesarios : la mayoría de los donantes le informarán exactamente qué enviar. Enviar muchos más archivos adjuntos que se le exigieron no aumentará nuestras posibilidades de ganar la subvención. Nuevamente, es importante seguir las reglas. Los donantes están leyendo muchas propuestas, y pueden ver material extraño como una molestia.
q. No hay suficientes detalles: como miembro íntimo de su organización, su nivel de familiaridad puede ser un obstáculo. Por un lado, ya estás totalmente comprometido con tu causa. Además, los ejecutivos o el personal de la organización pueden estar tan absortos en el negocio diario de cumplir la misión del grupo que es difícil dar un paso atrás y explicar clara y cuidadosamente el panorama general. Ciertos detalles de su organización y misión serán tan obvios y tan familiares para usted que ni siquiera pensará en incluirlos.
Sin embargo, recuerde siempre que las personas que leen su subvención pueden estar oyendo hablar de su organización sin fines de lucro por primera vez. Incluso si conoce al otorgante, o ha recibido fondos de ellos anteriormente, debe proporcionar información completa sobre su organización sin fines de lucro.
r. Demasiados detalles: los escritores de subvenciones sin experiencia a menudo incluyen demasiados detalles en sus escritos. Si bien es importante que su propuesta de subvención cuente una historia convincente, no se deje llevar por una gran cantidad de información superflua.
En otras palabras, no pase páginas discutiendo sobre el problema o sus ideales. Vaya al punto rápidamente y use ejemplos concisos y objetivos para ilustrar sus éxitos en lugar de anécdotas vagas o subjetivas.
s. Razonamiento circular: se refiere a cuando el problema que se presenta se define como la ausencia de la solución que se ofrece. El razonamiento circular es el sello distintivo de una escritura de propuesta de subvención incorrecta. Por ejemplo, el problema es que nuestro condado carece de un grupo de vigilancia ambiental. Por lo tanto, formar un grupo de vigilancia ambiental resolverá el problema. Evite el razonamiento circular como una plaga en su propuesta de subvención sin fines de lucro.
t. Asegúrese de tener datos cuantitativos adecuados: la agencia que aprobará sus subvenciones necesita ver estadísticas. Quieren saber que sus objetivos y sus resultados son cuantificables. Las empresas con fines de lucro incluyen dicha información como una cuestión de elección.Mientras que las subvenciones sin fines de lucro a menudo son demasiado leves en datos duros. Para demostrar que conoce su área, su subvención debe incluir datos históricos, análisis estadísticos, gráficos y cifras, y proyecciones a largo plazo cuando sea apropiado.
En conclusión, es muy posible obtener subvenciones para su organización sin fines de lucro si está dispuesto a dedicar horas y comprender que el dinero de la subvención es solo una pieza del rompecabezas. También debe tener en cuenta que obtener una subvención no resolverá automáticamente todos los problemas que enfrenta su empresa.
