En el mundo de los negocios, hay momentos en que las cosas van a salir mal y tendrás que disculparte y hacer las paces.
Si eres tu respecto de un El desacuerdo que tuvo con un cliente, la entrega tardía de un pedido de un cliente o su tardanza en una reunión con sus partes interesadas, escribir una carta de disculpa es bueno para el alma. Despeja el aire y le permite a usted y al destinatario seguir adelante y soltar sentimientos pesados.
Nunca caiga en la trampa de negarse a disculparse. Incluso si estás seguro de que no has hecho nada malo, discúlpate por la parte que jugaste en el malentendido o por no poder responder de manera más efectiva.
Escribir una disculpa es aún más necesario cuando un cliente está involucrado. En ese caso, debe escribirlo desde la perspectiva de los clientes siempre tienen razón . ¿Por qué? La razón es porque perder un cliente puede ser muy costoso. Y un solo cliente insatisfecho puede disuadir a otros clientes potenciales de hacer negocios con usted.
Por lo tanto, como propietario de un negocio o profesional, debe poder escribir de manera efectiva cartas de disculpa comercial que alientan al destinatario a perdonar el error y volver a estar en buenos términos con el negocio que representa. Aquí hay algunas pautas para escribir una carta de disculpa comercial.
Cómo escribir una carta de disculpa comercial – Plantilla de muestra
1. Diríjase a la persona adecuada: usted está escribiendo su carta de disculpa a un individuo específico ( como un cliente decepcionado ), debe dirigirse a él o ella por título y apellido, por ejemplo, Estimada Sra. Edwards. Sin embargo, si está enviando la carta a una empresa, diríjala a la persona a cargo de recibir dichas cartas. Si no conoce el nombre de la persona, averígüelo e inclúyalo en su carta.
Una carta de disculpa es más efectiva cuando el destinatario sabe que se la envió específicamente. A toda costa, evite los saludos impersonales y utilizados en exceso, como Estimado señor o A quien corresponda. Dichos saludos envían señales de que su carta es otra ordinaria carta.
2 Indique por qué está escribiendo la carta: Comience su carta indicando de qué se trata. Es decir, que el destinatario sepa que la carta es una disculpa. Esto los preparará emocionalmente para cada palabra que viene después. No desea dejarlos adivinando o confundidos acerca de por qué está escribiendo o qué va a decir.
Comience su carta con una declaración directa y simple como, Me disculpo sinceramente o por la presente escribo esta carta para disculparme sinceramente por no te andes por las ramas. Y no empieces narrando lo que pasó. Comenzar su carta con una declaración de disculpa hace que el lector se sienta tranquilo y receptivo a su disculpa.
3. Indique su error-: después de indicar que te estás disculpando, indica por qué te estás disculpando. Hay momentos en que el destinatario podría haberse olvidado de lo que sucedió. Por lo tanto, nunca deje de lado esta parte suponiendo que el destinatario todavía lo recordará.
Cuando indique su error, sea exacto y claro. Esto convencerá al destinatario de que realmente comprende lo que hizo. Escriba algo como:
Lo que sucedió la semana pasada fue bastante poco profesionalo cliente, tenía derecho a elegir cualquier color que le gustara al comprar artículos disponibles en varios colores. Al enviarle un teléfono inteligente negro en lugar del blanco que ordenó, lo privamos de esta libertad, y eso estaba mal. Y rechazar su solicitud de cambiar el dispositivo a uno de sus colores deseados fue uno de los peores errores que le hemos hecho a un cliente. Y lo lamentamos profundamente.
4. Reconoce cuánto los has lastimado-: Después de declarar tu error, reconoce cuánto lastimó al destinatario. Esta es una buena oportunidad para que mencione que nunca tuvo la intención de lastimarlos, no para absolverse de la culpa o dar excusas débiles, sin embargo.
Escriba algo como:
Nosotros Más tarde se enteró de que su hijo, a quien ordenó el teléfono inteligente como regalo de cumpleaños para el blanco preferido, porque ese es su color favorito, pero terminamos obligándolo a conformarse con lo que realmente no le gustaba. Esperamos que comprenda que nunca fue nuestra intención. Queríamos que recordaras este momento y recordaras solo cosas felices, pero lo arruinamos con nuestro descuido y nuestra actitud poco profesional.
5. Acepta la responsabilidad-: Esto es una de las partes más difíciles de una disculpa, pero la más importante. Incluso el destinatario también tiene algunas fallas, tendrá que asumir que fueron impecables. Solo admite tu error abiertamente y sin ninguna reserva.Incluso si tiene algunas excusas para sus acciones, eso no debería impedirle admitir que esas acciones suyas realmente lastiman al destinatario.
Una declaración simple como, Asumimos absolutamente la responsabilidad de nuestra actitud poco profesional y terrible dolor que le hemos causado estaría bien.
6. Ofrezca una solución para enmendar-: Simplemente decir que lo lamenta no es suficiente. Lo que realmente hace que su disculpa sea efectiva es encontrar una manera de resolver el problema en el futuro.
Si el error es algo que puede corregirse, como un pedido incorrecto o defectuoso, ofrezca corregirlo de inmediato. costo para el destinatario. Pero si no puede corregirse, asegúrele al destinatario su compromiso renovado para evitar tales errores en el futuro y sus planes para lograrlo. Esto es mejor que simplemente decir: Prometemos que nunca volverá a suceder.
7. Exprese su deseo de continuar la relación: Una disculpa no se trata solo de buscar el perdón de los destinatarios; en última instancia, significa reparar la falla en su relación con ellos y mantener la relación sin problemas una vez más. Es mejor expresar lo que realmente quiere, como una relación comercial continua. Después de escribir el cuerpo de su carta de disculpa comercial, redondee adecuadamente y envíelo al destinatario.
