¿Dirige una ONG y quiere aumentar la efectividad de la junta? reuniones? En caso afirmativo, aquí hay 21 consejos inteligentes sobre cómo llevar a cabo con éxito una reunión de la junta sin fines de lucro.
Las organizaciones sin fines de lucro son administradas por juntas, y el éxito de su organización sin fines de lucro es directamente proporcional al éxito de sus reuniones de la junta. porque solo puede implementar lo que ha sido discutido y aprobado por la junta. Si sus reuniones de la junta se llevan a cabo de manera efectiva, vería una mejora notable en la suerte de su organización sin fines de lucro. El éxito de estas reuniones también puede brindar apoyo y aliento a su personal, por lo que vale la pena cada minuto que pasa planificándolas.
La preparación sistemática para su próxima reunión de la junta sin fines de lucro no solo elimina el estrés, sino que en realidad puede mejorar El rendimiento general de su organización sin fines de lucro. A diferencia de la percepción general de que las reuniones de la junta son eventos mensuales (o trimestrales) aburridos, cansados, exasperantes y estresantes, el suyo no tiene por qué ser así.
Si tiene problemas para mantener la atención de los miembros de su junta durante una reunión o Si constantemente tienes excusas para saltarte las reuniones, entonces puede ser hora de que reconsideres tus estrategias. Nada daña más la efectividad de la junta que las reuniones mal organizadas que no se mantienen en el tema y que continúan hasta altas horas de la noche. Los miembros de la junta sin fines de lucro son voluntarios y no se les paga por hora, por lo que debe mantenerlos comprometidos adecuadamente si desea que se queden con usted.
Riesgos de organizar una reunión de la junta sin fines de lucro pobre
Una reunión de la junta sin fines de lucro mal organizada corre el riesgo de no contribuir al éxito de su organización sin fines de lucro, o incluso obstaculizarlo. Estos son los riesgos que corre cuando sus reuniones de la junta no se ejecutan correctamente;
- Mala reputación : una reunión de la junta mal administrada puede convertirse en una junta mal administrada. Un tablero mal administrado es perjudicial por sí solo, pero empeora cuando la información llega al público. Puede marcarte como una organización sin fines de lucro seria y nadie querría hacerte donaciones. Siendo que las organizaciones sin fines de lucro prosperan con las donaciones, por lo que se estaría perdiendo una fuente de ingresos.
- Las reuniones de la junta sin fines de lucro mal organizadas crean frustración y confusión : No preparar una reunión efectiva de la junta sin fines de lucro crea confusión y frustración entre los miembros de la junta. Esto, a su vez, puede contribuir a una baja satisfacción entre los miembros de la junta (que a menudo ofrecen su tiempo como voluntarios). También puede confundir y frustrar a los miembros del personal porque el caos puede filtrarse.
- Las reuniones ineficaces de la junta sin fines de lucro desperdician tiempo y energía : Salir del tema, discusiones interminables y plagas de comentarios irrelevantes todas las reuniones, no solo las reuniones de la junta sin fines de lucro. Esto puede resultar en una pérdida de tiempo y energía.
21 Consejos sobre cómo llevar a cabo una reunión de la Junta sin fines de lucro con éxito
- Enviar notificaciones
Incluso si la fecha de su próxima reunión se anunció en la reunión anterior, debe enviar notificaciones a medida que se acerca la fecha. Reserve la ubicación de la reunión y envíe un anuncio por correo electrónico a su junta con la fecha, hora y ubicación de la próxima reunión, adjuntando las actas de la última reunión. Exija saber quién vendrá para determinar si tendrá quórum y dé un plazo para que respondan.
Pídales a todos que lean las actas de la última reunión de la junta, que se votará para aprobación en la próxima reunión. Pida a los miembros de la junta que no puedan asistir a la próxima reunión que envíen cualquier comentario que tengan sobre el acta.Solicite que se le envíen los informes que necesiten impresión y distribución, como el informe de un tesorero, lo suficientemente temprano como para hacer copias.
2. La reunión comienza antes de la reunión
Una reunión de la junta directiva en realidad no comienza cuando todos están sentados alrededor de una mesa y se llama al orden. Tu trabajo en realidad comienza mucho antes de eso. Antes de la reunión, debe cuidar la logística para que el tiempo transcurra sin problemas.
Ayuda a recopilar y enviar todos los informes regulares, incluidos los informes financieros, de director y cualquier otro documento comercial que deba revisarse antes de la reunión. Si lo envía a los directores temprano, tienen tiempo para tomar notas, preparar preguntas y familiarizarse con la información.
También ayuda a minimizar las sorpresas en las reuniones de la junta. Si tiene grandes propuestas o elementos controvertidos, es beneficioso informar a los miembros de la junta antes de la reunión. No quieres pillar a nadie desprevenido. Esto también puede ayudarlo a discutir los méritos de las propuestas antes de la reunión y le da tiempo a cada uno de los directores para sopesar cuidadosamente los beneficios de cada elemento.Nuevamente, sacar algo del pensamiento y la digestión de ideas de la reunión de la junta los ayudará a funcionar de manera más fluida.
3. Apertura de la reunión
El presidente de la junta debe abrir la reunión agradeciendo a los miembros de la junta que han hecho contribuciones especiales de dinero, presentaciones valiosas u otros recursos importantes desde la reunión anterior de la junta. No solo es importante el reconocimiento, sino que también indica a otros miembros de la junta lo que se valora y cómo pueden ayudar también.
4. Comience con las Actas
Las Actas de su reunión anterior deben leerse, y cada miembro debe recibir una copia. Dé a cada miembro la oportunidad de aprobar o sugerir una modificación. Si se sugiere una alteración, asegúrese de que los otros miembros acuerden alterar el Acta de la manera sugerida.
5. Establezca su agenda
Las reuniones de la junta sin fines de lucro usan una agenda, que es un resumen del contenido de la reunión. Cree uno con una llamada al orden, presentación de invitados, informes de presidentes y tesoreros, aprobación de actas pasadas, informes de comités, asuntos nuevos, asuntos antiguos y clausura.
Su secretaria debe tomar minutas detalladas de su reunión; Si la secretaria no estará allí, determine quién tomará las minutas. Tener varios minutos de actas de reuniones anteriores lo ayudará a determinar si un consejo anterior ya ha establecido políticas que está considerando, o si las discutió y rechazó.
Si está programado para tener una discusión larga y agotadora sobre un programa futuro, seguirlo con una revisión en profundidad del presupuesto del próximo año podría no conducir a un uso productivo de su tiempo. Mantenga la reunión ágil, mezcle los descansos y no permita que las conversaciones se vuelvan demasiado pesadas.
¡Mantenga la energía en alto! Al pensar en el futuro y equilibrar la agenda, puede crear una reunión que le permita abordar varios temas serios, pero recuerde no arrastrarla. La otra mitad de esto llega durante la reunión. Una vez que establezca la agenda, cúmplala para asegurarse de hacer todo lo que ha planeado.
6. Haga la reunión sobre decisiones y no actualizaciones
Los miembros de su junta sin fines de lucro son uno de sus recursos más preciados, por lo que deberían estar hablando al menos el 80% de la conversación, y esa conversación debería enfóquese principalmente en las decisiones y discusiones estratégicas, no en actualizaciones e informes del personal (excepto los absolutamente necesarios).
Muchas organizaciones sin fines de lucro encuentran que sus reuniones de la junta se consumen tanto con la sobrecarga de información, que tienen dificultades para dedicar tiempo a una verdadera diálogo y toma de decisiones sobre temas importantes. Esto elimina las discusiones sobre los objetivos estratégicos a largo plazo y cómo la junta puede agregar valor a su organización sin fines de lucro.
Busque formas de minimizar las descargas de grandes cantidades de información y los informes.En su lugar, utilice una agenda de consentimiento para la aprobación de elementos de rutina como actas, contratos, políticas examinadas, etc. Los tipos de elementos que aparecen en una agenda de consentimiento son elementos no controvertidos o elementos de rutina que se discuten en cada reunión.
7. Mantenga minutas detalladas
Mientras se lleva a cabo la reunión, es importante hacer un seguimiento de lo que está sucediendo. Puede ser fácil quedar atrapado en la discusión y centrarse en la dirección de la conversación. También debe asegurarse de que alguien tome notas sobre la reunión, ya sea usted, el secretario de la junta u otra persona. Las actas deben incluir un resumen de los puntos, pasos de acciones, mociones y otras acciones oficiales. Tomar minutos minuciosos y detallados durante la reunión puede ayudar a eliminar dolores de cabeza más adelante.
8. Team Building
Si los miembros de su junta son apasionados unos con otros, puede que no sea un ambiente de reunión muy saludable. No tiene que jugar juntos, pero debe preocuparse por las personas con las que está trabajando y los miembros de la junta deben invertir en lo que está haciendo.
Debe alentar el intercambio de historias personales y éxitos ( durante los momentos apropiados) entre los miembros de la junta para que se conozcan entre sí. También puede pasar tiempo en las reuniones haciendo actividades de trabajo en equipo, pero asegúrese de que no sean forzadas o que nadie se sienta incómodo.El objetivo es construir un equipo y no encontrar nuevos compañeros de juego.
9. Escuche y pida opiniones
Cada miembro de su junta es importante. Puede hacer que se sientan más comprometidos asegurándose de que todos tengan la oportunidad de contribuir. A veces, los miembros de la junta pueden estar callados porque otros miembros los eclipsan, pero otras veces están pensando en el asunto y aún formulando sus pensamientos. Una cosa es pedirles que hablen, pero también debe escuchar lo que dicen y ajustarlo al contexto de la reunión. Permita que todos tengan la oportunidad de hablar y asegúrese de que toda la junta tenga su atención.
10. Observe las Reglas de Órdenes de Robert
No necesita ser demasiado formal en sus reuniones (muchas reuniones de la junta son muy informales), pero tener un conocimiento básico de cuándo hacer una moción y cuándo llamar a la pregunta es útil. Tener una copia de las reglas parlamentarias aceptadas ayudaría a decirle cómo proceder y lo más aceptable que hacer.
11. Agradecemos a su junta directiva
Los miembros de la junta son voluntarios que le dan tiempo y dinero a su organización. Dedique un tiempo durante las reuniones para asegurarse de que sean apreciados. Mencione sus nombres cuando corresponda en boletines y comunicados de prensa. Los pequeños obsequios a veces son útiles, pero no sean extravagantes para no ser acusados de malgastar el dinero de la organización.
Si bien esto podría no estar directamente relacionado con las reuniones, asegurarse de que sus directores sepan que usted aprecia su trabajo puede ayudarlo a tener reuniones más efectivas. Si se sienten apreciados, es probable que estén más comprometidos y quieran participar. Si bien puede proporcionarles cenas o regalos, una nota de agradecimiento o un regalo especial exclusivo de su organización sin fines de lucro también puede ser igual de eficaz.
12. Revisar elementos de acción
Esto es simple y directo, pero debe revisar los pasos de acción para la próxima reunión dos veces, si no tres. Primero, al final de cada reunión, revise las tareas asignadas a los miembros de la junta y la línea de tiempo para cada elemento. Luego, después de la reunión, envíe un correo electrónico a los miembros de la junta con otro recordatorio de los elementos de acción.
Cuando envíe el aviso de la próxima reunión próxima, también puede enviar otro recordatorio de los pasos de acción. Si sus directores siguen avanzando en el trabajo entre las reuniones, puede ayudar a que las reuniones reales sean más productivas.
Como con cualquier cosa, liderar una reunión requiere habilidad. Se necesita liderazgo, organización y expectativas claras. Si sigue estos consejos, podrá hacer que las reuniones de su junta directiva sean más eficientes. Antes de que se dé cuenta, su junta estará bombeando como un corazón fuerte y saludable.
Más consejos sobre cómo llevar a cabo una reunión exitosa de la junta directiva
a.Establecer límite de tiempo
Limite la duración de las reuniones a dos horas o menos, si es posible. Después de dos horas, especialmente si celebra la reunión por la noche, la atención comienza a disminuir. Si debe ir más de dos horas, tómese un descanso. Ofrecer refrescos siempre es una buena idea.
b. Elija un buen lugar
Intente encontrar una sala de conferencias para la reunión. Mantener una discusión alrededor de una mesa de conferencias es mucho más fácil que mantener una en la sala de estar de alguien. La tabla ofrece un lugar para establecer documentos, y el entorno puede ayudar a los miembros de su junta a prepararse mentalmente para el negocio en cuestión.
También prepara el escenario e implica que se debe trabajar. Evite celebrar reuniones en restaurantes y cafeterías, si es posible. Los niveles de ruido son demasiado altos para permitir una buena discusión, y toda la actividad es una distracción constante. Tampoco tiene privacidad.
3. Programe una reunión entre el director ejecutivo y el presidente de la junta antes de la reunión
Esto se puede hacer en persona o por teléfono, pero es un paso importante para determinar la agenda y el enfoque para la próxima reunión . La reunión también le permite al director ejecutivo actualizar al presidente sobre cuestiones de personal, oportunidades de financiamiento y cualquier área en la que la junta necesite ofrecer orientación y apoyo adicionales.
4. Apéguese a la agenda: no permita que las personas se desvíen del tema.Algunas agendas establecen el tiempo permitido para la discusión después de cada ítem. No tiene que hacer esto, pero si sus reuniones se han desviado, establecer límites de tiempo puede ayudar a controlarlos.
5. Haga su tarea: envíe de antemano artículos y recursos que agreguen valor al tema o temas de discusión. Esto les da tiempo a los miembros de la junta para educarse y estar en la misma página durante una reunión.
6. Programe el tiempo para los registros del comité: el tiempo es de mayor valor. Dedique tiempo a su agenda para escuchar las actualizaciones de los comités: se pueden agregar puntos de discusión para su discusión en la agenda de las próximas reuniones.
7. Publique una tabla de acrónimos: haga un póster de acrónimos internos y externos de uso frecuente y publíquelo en la pared durante cada reunión. Esto puede ayudar a que las conversaciones fluyan mejor.
8. Distribuya etiquetas de nombre en cada reunión: es fácil para los miembros de la junta olvidarse de los nombres de los demás, especialmente si la junta rara vez se reúne. Tener etiquetas de nombre elimina posibles situaciones embarazosas para los miembros de su junta. Igualmente puede ayudarlo con las presentaciones.
9. Comparta algo de comida
Tener una taza de café y un plato de galletas, pastas para untar y galletas saladas es bueno para crear una atmósfera positiva. Esto funciona muy bien para ayudar a construir una atmósfera social que cultive la confianza y la capacidad del grupo para trabajar juntos.Sin embargo, debe tener cuidado con las cenas de mesa. La mayoría de los miembros de la junta son reacios a asistir a un evento puramente social a menos que haya algún valor agregado o trabajo por hacer.
10. Mida la efectividad del tablero
Dependiendo de la cultura de su organización sin fines de lucro, es posible que deba medir ocasionalmente la efectividad de su tablero. Haga esto ofreciendo formularios de evaluación de la reunión después de cada sesión de la junta para obtener comentarios sobre si la reunión logró sus objetivos con éxito o si el presidente o el presidente llevan a cabo controles de satisfacción.
