Una secretaria ocupa una posición muy poderosa en cualquier organización. Cuando una persona ingresa a su empresa por primera vez, la primera persona que probablemente verá es su secretaria o recepcionista y la forma en que es tratada por ellos ayudaría en gran medida a dar una impresión de su empresa en la mente de los visitantes. p5>

Por lo tanto, no es incorrecto decir que los secretarios / recepcionistas son creadores de imágenes de su empresa. Deben saber cómo vestirse bien, hablar bien e incluso hablar bien; También deben ser personas que puedan mantener información confidencial y ser puntuales en el trabajo todos los días. Algunas de las cosas a tener en cuenta al entrevistar para un puesto de secretaria o recepcionista incluyen:

6 factores a tener en cuenta al entrevistar a un secretario / recepcionista

• Nivel de experiencia : debe averiguar cuánto sabe la candidata sobre ser recepcionista / secretaria y si ha ocupado o no un puesto similar anteriormente.
• Habilidades -: Otra cosa a tener en cuenta son las habilidades del candidato, como las habilidades de comunicación y mecanografía.
• Capacidad para trabajar con superiores -: Los recepcionistas / secretarios en su mayoría tendrían trabajadores superiores con los que se espera que trabajen. Desearía saber si esta persona puede trabajar bien con sus superiores.
• Habilidades de comunicación entre oficinas -: También querrá determinar si esta persona es capaz de lidiar con las diferentes personalidades con las que probablemente se reunirá todos los días.
• Puntualidad-: cualquier otra persona puede jugar ausentismo laboral pero no la recepcionista. El puesto que ocupa es tan importante que tiene que estar en el trabajo todo el tiempo y usted tiene que averiguar si esta persona es capaz de comprometerse con eso.
• Habilidades de toma múltiple: La carga de trabajo de una secretaria suele ser pesada. Tiene que escribir, responder llamadas, recibir invitados y hacer muchas cosas al mismo tiempo. La capacidad de realizar tareas múltiples es una habilidad muy importante que todo secretario debe tener.

Cómo prepararse para una sesión de entrevista de secretaria / recepcionista

• Elija un lugar para la entrevista . La ubicación debe ser un lugar tranquilo con menos distracción.
• Decidir el momento de la entrevista . Cuánto durará la entrevista.
• Seleccione el panel de entrevistas . Si tiene un gerente de personal, debe estar en el panel de entrevistas. También debe incluir algunas de las personas con las que la recepcionista estaría trabajando dentro de la organización.
• Imprima una copia del curriculum vitae de cada candidato y entréguesela a los miembros del panel de entrevistas para que puedan aprender algunas cosas sobre el candidato y conocer algunas de las preguntas para pregunte antes de la entrevista.
• Prepare sus preguntas de antemano y decida quién hará cada una de ellas.

Algunas Entre las preguntas que debe formular durante la entrevista se incluyen:

35 posibles preguntas que puede hacer posibles secretarios / recepcionistas

1. ¿Tiene alguna experiencia con el mantenimiento del calendario y la programación de reuniones? En caso afirmativo, ¿cómo programa una reunión?
2. ¿Cuáles son las cosas que deben tenerse en cuenta al programar una reunión?
3. ¿Con qué software de gestión de calendario está familiarizado?
4. ¿Qué es información confidencial?
5. Si una información / archivo está etiquetado como confidencial, ¿cómo lo manejaría?
6. Dígame qué sabe sobre los sistemas de archivo.
7. ¿Cómo mantiene registros?
8. ¿Cómo manejaría la presentación de la computadora?
9. ¿Qué es una carta formal e informal?
10. ¿Qué haría? incluyes en una carta formal que no te molestaría tener en una informal?
11. ¿Tienes muestras de alguna carta formal que hayas escrito en el pasado?
12. ¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas de comunicación empresarial?
13. ¿Qué software o aplicación utiliza para asegurarse de escribir correctamente?
14. Entregue una carta a la secretaria con algunos errores y pídale que edite la carta en pocos minutos.
15. ¿Qué desafíos enfrenta al tratar de proporcionar una comunicación escrita?
16. ¿Qué pasos toma para asegurarse de que los archivos estén ¿se encuentra fácilmente, especialmente en su ausencia?
17. ¿Por qué desea dejar su trabajo actual?
18. ¿Qué sugerencias o consejos de mejora tiene para nosotros en función de nuestros procedimientos de secretaría actuales?
19. Si tenía varias prioridades que necesitaban ser manejadas al mismo tiempo, ¿cómo selecciona cuál manejar primero?
20. ¿Describe la multitarea?
21. ¿Cree que puede realizar múltiples tareas?
22. ¿Qué pasaría si descubriera que su carga de trabajo es demasiado pesada, qué haría?
23. ¿Cómo lidiaría con plazos estrictos?
24. Háblame de un momento en que d lidiar con un plazo muy estricto dentro de un tiempo insuficiente.
25. ¿Con qué tipo de software y aplicaciones está familiarizado?
26. ¿Cuál es su velocidad de escritura?
27. En una reunión de gestión, ¿cuáles son las cosas que se espera que haga una secretaria?
28. ¿Cómo lidiar con personas difíciles por teléfono?
29. ¿Alguna vez ha estado un visitante o cliente? grosero con usted? Si es así, ¿cómo te sentiste y cómo lo manejaste?
30. ¿Cómo manejas a los clientes enojados?
31. ¿Es usted un trabajador muy rápido o le gusta tomarse su tiempo para no cometer errores?
32. ¿Qué es la corrección de pruebas?
33. ¿Qué son ¿Qué debe tener en cuenta al corregir?
34. ¿Le gusta trabajar con otras personas o prefiere trabajar solo?
35. ¿Cuál es la cantidad mínima que puede tomar si le ofrecen este trabajo? ?

Estas son las preguntas básicas que debe hacer a los candidatos que se entrevistan para un puesto de secretaria / recepcionista. También puede considerar ir un paso más allá al darle al candidato algunas tareas prácticas para realizar, como escribir una carta o contestar una llamada telefónica.

También debe observar la forma en que la candidata se viste y se comporta; Se supone que las secretarias deben estar bien vestidas, educadas y de buen comportamiento en todo momento. Dado que la persona también estaría manejando una gran cantidad de información confidencial, es posible que desee examinar los antecedentes del candidato y solicitar referencias para estar seguro.